Wie als juridisch professional denkt aan Document Management, denkt waarschijnlijk al snel aan dure, logge en complexe applicaties die in de praktijk eerder op een virtueel rommelhok, dan op een goed geordende archiefkast lijken. Maar anno 2021 is document- en dossierbeheer voor advocatenkantoren - en corporate legal afdelingen - veel eenvoudiger en betaalbaarder geworden dankzij Microsoft 365 (voorheen Office 365).
Onontgonnen terrein
Een groot aantal kantoren in Nederland maakt al gebruik van Microsoft 365. In de praktijk gebruikt men vooral applicaties als Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams, maar een veel over het hoofd geziene parel in de Microsoft 365 suite, is SharePoint.
Eén van de krachtigste onderdelen van SharePoint en de Microsoft 365 suite, is de mogelijkheid om documenten op te slaan en te delen in SharePoint: het Document Management Systeem.
Van generiek naar specifiek
SharePoint is een softwarepakket met zo’n brede functionaliteit, dat veel gebruikers en beheerders ongeveer verdrinken bij de implementatie. Het systeem kan out of the box ontzettend veel, en wanneer het correct geconfigureerd wordt (wat in alle eerlijkheid ook niet door een leek te doen is), is het één van de meest krachtige samenwerkings- en informatiemanagement tools in de Microsoft 365 suite, die u dus waarschijnlijk al gewoon in huis hebt!
Maar hoe laat u SharePoint specifiek werken voor u als jurist? Want een juridisch dossier opslaan en terugvinden is iets anders dan een marketingplan of CV. U wilt kunnen zoeken op specifieke documentkenmerken, de toegang en beveiliging tot op gedetailleerd niveau kunnen regelen, en koppelingen met bijvoorbeeld Outlook en praktijkmanagement- of urenschrijfapplicaties kunnen leggen. De juridische wereld kent nou eenmaal zijn eigen unieke digitale kenmerken.
Microsoft 365 als juridisch DMS
Om kantoren het maximale uit hun Microsoft 365 investering te helpen halen, heeft Epona DMSforLegal ontwikkeld: het DMS voor de juridische praktijk, gebouwd op Microsoft 365 en SharePoint. Door gebruik te maken van de bestaande SharePoint structuur, is het pakket flexibeler, sneller, betaalbaarder en beter te integreren dan de meeste andere DMS oplossingen. Bovendien kiest u zelf waar u uw data wilt opslaan: op een eigen server op kantoor, in een private cloud, of in de public Microsoft cloud. Wereldwijd gebruiken duizenden kantoren DMSforLegal al voor het vereenvoudigen van hun document- en dossierbeheer.
Download het whitepaper: Microsoft 365 als DMS gebruiken
Om u een inzicht te geven in de mogelijkheden van Microsoft 365 als DMS, schreven wij hier een whitepaper over. U kunt dit whitepaper gratis downloaden op onze website.
