Eugene Haarmans, Commercieel directeur Clip Consultants: Het zou komkommertijd moeten zijn, maar bij Clip Consultants merken we er niets van. Genoeg te doen!
Toch maak ik graag tijd voor ons blog. Deze keer over het selecteren van uw softwareleverancier. Wat ons betreft bestaat het selecteren van een softwarepakket uit 5 essentiële onderdelen:
- De functionaliteiten
- De aanbieder
- De investering
- De helpdesk
- De referenties
Hieronder een toelichting op bovenstaande 5 punten.
1. De functionaliteiten: heeft het pakket de functionaliteiten die ik nodig heb?
Inventariseer wat er exact nodig is, voor nu maar ook voor in de toekomst. Welke kant wilt u op qua marketing, klantgerichtheid en facturatie? Welke software ondersteunt u daar het best bij? Maar ook omgekeerd: kan ik downsizen in het geval ik niet alle toeters en bellen nodig heb?
2. De aanbieder: spreken de mensen achter de organisatie me aan?
In mijn optiek ligt het onderscheidend vermogen vaak in de persoonlijke benadering en betrokkenheid van de aanbieder. Klikt het met de mensen achter de organisatie? Vraag ook naar de kernwaarden van de organisatie. Dat geeft namelijk aan welke zaken de organisatie belangrijk vindt. Zo kun je nagaan of dat bij jouw kernwaarden past.
3. De investering: past de benodigde investering in mijn budget?
Uiteraard is de benodigde investering belangrijk om mee te nemen in de afweging. Past deze binnen mijn budget?
4. De helpdesk: staan ze voor me klaar als ik ze nodig heb?
Pas als je met het softwaresysteem werkt komen de concrete vragen. Hoe en hoe snel worden die beantwoord? Vaak zie je dat een platte en dus efficiënte organisatie sneller kan schakelen en flexibeler is. Bij de wat grotere partijen werken ze veelal met een support callsysteem. Ga voor jezelf na wat je prettiger zou vinden in de samenwerking. Kijk ook naar de bereikbaarheid voor systeembeheerders ten behoeve van updates of aanpassingen. Neem je genoegen met kantooruren of wil je dat je leverancier ook in de avonduren kan schakelen?
5. De referenties: wat zeggen de bestaande gebruikers?
Dit is eigenlijk het belangrijkste onderdeel, want de referenties geven vaak een goed beeld over de eerste 4 punten. Vraag uw relaties naar een goede softwareaanbieder en bel niet één maar meerdere referenties van die leverancier. Het is ook erg raadzaam om de referentiekantoren te bezoeken om het systeem werkend te zien.
Als deze 5 punten allemaal kloppen, kunt u een beslissing nemen en aan de slag gaan met het softwarepakket dat het best bij u en uw organisatie past.
Veel succes!
