Een vergaderruimte: de plek voor bijeenkomsten, virtuele zittingen of soms ook om gewoon even rustig alleen te kunnen werken. Deze ruimte is vaak helemaal tot in de puntjes ingericht met een kleurstelling die past bij de rest van het kantoor, akoestische muurbekleding, luchtzuiverende planten en mooie meubels. Nu volgt de laatste stap: uw ruimte ‘smart’ inrichten.
ICT Concept richt de vergaderzalen voor vele juridische kantoren in met haar vergaderzaaloplossingen. Wij spraken met Clementine Lems, Office Manager van VBTM Advocaten over hun keuze voor de vergaderzaaloplossingen van ICT Concept.
Wat was voor VBTM Advocaten de aanleiding om met de oplossingen voor online vergaderen aan de slag te gaan?
Clementine: “Uiteraard heeft virtueel vergaderen een grote vlucht genomen sinds de uitbraak van Covid-19. Binnen onze organisatie werkten mensen veel meer thuis vanwege de maatregelen. In die tijd hadden rechtbanken ook veel digitale zittingen. Om ons team zo goed mogelijk te voorzien van de juiste en beste technologie tijdens zo’n zitting, kozen wij voor deze oplossing. Het is voor ons enorm fijn om professionele apparatuur te hebben waarmee je uitstekend kunt vergaderen, zowel met je collega’s als met klanten.”
Wat zijn de belangrijkste pluspunten van de gekozen oplossing wat VBTM betreft?
“Het is prettiger en professioneler online werken wanneer je digitale zittingen hebt met de rechtbank en daarbij gebruik kunt maken van een groot scherm. Het leent zich ook bij uitstek voor momenten waarbij de cliënt in dezelfde ruimte de zitting wil bijwonen. Overigens vinden overleggen regelmatig virtueel plaats met onze klanten, dat zorgt voor tijdwinst. Door deze nieuwe vergaderopstelling ben je als digitale deelnemer echt onderdeel van het gesprek. Wij hebben laatst zelfs voor de eerste keer met deze vergaderoplossing een webinar gegeven. Dat was geweldig! Je hoeft zelf niet meer van alles te koppelen met hardware, bekabeling et cetera, het zit er allemaal in. Dat is het mooie ervan.”
Hoe heeft u de ondersteuning tijdens dit voortraject ervaren?
“Wij zijn al lang klant van ICT Concept en ik heb twee vaste ondersteuners uit techniek en sales gevraagd de installatie uit te laten voeren. Het was nogal een klus om dit allemaal op te bouwen voor de ICT Concept technicus. De wifi, hardware, bekabeld of niet bekabeld, teveel om zelf allemaal uit te moeten zoeken… De installatie nam pakweg zo’n ochtendje in beslag.
Wij kozen ervoor om de vergaderoplossingen eerst uit te proberen op onze vestiging in Rotterdam. Dit was zo’n succes dat wij deze nu ook op onze vestiging in Utrecht hebben uitgerold. ICT Concept zorgt er ook voor dat onze eigen ondersteuners de oplossing goed leren kennen, zodat zij die kennis weer intern kunnen delen met het gehele kantoor. Dit verloopt allemaal heel soepel!”
Meer weten?
Wilt u ook uw advocaten-, notaris- of deurwaarderskantoor uit laten rusten met de perfecte digitale vergaderoplossing? Neem contact op met sales@ict-concept.nl, of kijk voor meer informatie op onze website.
