24 oktober vond de ronde tafeldiscussie “To cloud or not to cloud” plaats. Deelnemers werden door Lexxyn Groep Partners Bart van Wanroij (Epona Legal) en Hendri van Norden (ICT Concept) uitgedaagd te discussiëren over de rol van ICT in hun praktijk. Met als rode draad: cloud.
Cloud: keuzes, keuzes, keuzes
Dat er wat te kiezen valt zal niemand verbazen. Maar wat de juiste keuze is verschilt per kantoor. Tijdens een presentatie door Tom Jansen (Lexxyn Groep) werden de belangrijkste mogelijkheden uiteengezet: ICT zelf kopen en beheren, ICT als clouddienst afnemen, of enkel applicaties uit de cloud gebruiken (Software as a Service, SaaS). Al snel werd duidelijk dat steeds meer kantoren de cloud of ICT als dienst als beste optie zien, maar maatwerk nodig blijft.
Bij de keuze voor de cloud telt de locatie van data. Daarbij moet niet alleen worden gekeken naar de Nederlandse wetgeving die vooral vraagt om een verantwoorde keuze, maar ook naar het land van herkomst van cliënten. De wetgeving van dat land kan bijvoorbeeld aangeven dat persoonsgegevens van staatsburgers of bedrijven niet buiten de landsgrenzen mogen staan.
Een mix van gadgets en ratio
Voor sommige deelnemers is ICT niet alleen nuttig, maar ook onderscheidend vermogen. “Door mijn ICT goed op orde te hebben en met de beste apparatuur aan een vergadering of zitting deel te nemen, weten gesprekspartners dat ik serieus in de wedstrijd zit”, aldus een van de deelnemers. Dat betekent dat je soms kiest voor het mooiste apparaat, maar zonder de kwaliteit en functionaliteit uit het oog te verliezen.
Financiële afwegingen
Bij de keuze van een nieuwe applicatie of hardware kan men ook meer redeneren vanuit een business case, onderbouwd met de Total Cost of Ownership (TCO). Door bij investeringen niet alleen de kosten te wegen, maar ook de baten, maakt men keuzes die op de lange termijn meer opleveren.
TCO kan daarbij een doorslaggevende factor zijn. Net als dat de kosten van een auto uit meer bestaan dan de eenmalige aanschaf (denk ook aan verzekeringen, belastingen, brandstof) bestaat de TCO van laptops, servers of software uit meer dan wat er bij aanschaf wordt afgerekend. Alles moet beheerd worden en er zijn vaak nog licenties nodig voor bijvoorbeeld Office of ondersteunende diensten. Ook moet bij de keuze voor SaaS de soms beperkte integratiemogelijkheid, die kan leiden tot inefficiëntie, niet worden vergeten.
Veiligheid een vanzelfsprekendheid?
De deelnemers gaven aan dat veiligheid een topprioriteit is. Maar hoe dit te controleren en welke waarborgen men mag verwachten van leveranciers liet ruimte voor discussie. De deelnemers waren van mening dat de aanbieder als vertrouwde adviseur van het kantoor een actieve rol moet hebben bij het signaleren van mogelijkheden om veilige oplossingen aan te bieden. Consensus was er over het feit dat er voor digitale veiligheid steeds meer aandacht is, maar dat dit op bestuurdersniveau vaak nog onvoldoende is.
De tijdens deze ronde tafeldiscussie besproken thema’s zijn ook terug te lezen in ons e-book, To cloud or not to cloud, dat gratis te downloaden is op onze website: www.lexxyn.nl/cloud
