Het (advocaten) softwarelandschap lijkt steeds complexer te worden. Echter, wanneer door een advocatenkantoor goed gekeken wordt naar behoeften en wensen van het kantoor aan de ene kant en de methoden en werkwijze om in die behoeften te voorzien aan de andere kant, wordt het een stuk transparanter.
Goede inventarisatie vooraf
'De aanleiding voor de zoektocht naar een nieuw pakket was dat het oude pakket niet verder ontwikkeld werd. Dit zou onvermijdelijk de bedrijfsvoering gaan belemmeren. Daarom zijn we ons in de markt gaan oriënteren na intern eerst goed te inventariseren wat we nou echt belangrijk vinden. Daar kwam uit dat het een breed pakket moest zijn met daarin alle vereiste functies specifiek voor de advocatuur en gebaseerd op 'proven technology'. Het primaire doel van ons kantoor is natuurlijk dat we de cliënten maximaal bedienen en daarvoor moeten de advocaten hun werk optimaal kunnen uitvoeren. We hebben tevens bekeken of we in de Cloud wilden of niet, maar we hebben heel bewust gekozen voor 'on-premise,' aldus de heer Oomen.
Belang van referenties
Uit een shortlist van drie softwareleveranciers is toen gekozen voor CClaw met hun Document Management Systeem (DMS). 'Clip Consultants is een kleine club, en dat klinkt wellicht raar maar met geringe professionaliteit. In de goede zin van het woord dan. Geen rigide werkwijzen, geen grote telefooncentrale, geen logheid. Wij geven er de voorkeur aan meteen geholpen te worden als je belt met vragen of problemen. Door iemand die het kantoor kent en die weet hoe het pakket werkt. We verwachten dat Clip Consultants dat adequaat en snel doet,' vervolgt de heer Oomen. 'Maar de allerbelangrijkste reden was: de referenties. We hebben een aantal gebruikers gesproken en kregen van hen allemaal enthousiaste verhalen.'
Klaar voor de toekomst
MannaertsAppels werkte al met volledig digitale dossiers, dus het was geen grote stap om ook met het Document Management Systeem van CClaw te gaan werken. Ook hierbij geldt weer: het is geen log systeem maar overzichtelijk en valide, het doet wat het moet doen. Voor advocaten en secretaresses is het enorm belangrijk dat alle documenten goed en snel doorzocht kunnen worden en dat alles netjes geordend terug te vinden is.
De heer Oomen sluit af: 'Afgelopen jaar hebben wij tevens geïnvesteerd in Microsoft Surface Tablets, zodat onze advocaten in principe "all over the world" hun dossiers kunnen inzien. Wij zijn klaar voor de toekomst!'
Herkent u zich in dit verhaal? Wij komen graag een kop koffie drinken om de mogelijkheden bespreken. Neem gerust contact met ons op!
