Kantoren die Xelion en CClaw gebruiken, kunnen vanaf nu het cliëntcontact aanzienlijk cliëntvriendelijker en makkelijker maken. Inkomende- en uitgaande telefoontjes worden in CCvoice herkend, besteedde tijd kan direct worden geschreven en notities worden met collega’s gedeeld. Samenwerken met - en voor - de cliënt was nog nooit zó makkelijk. We praten erover met Dimmen Wesdijk (Helder Telecom & ICT) en Jeroen de Boer (Clip Consultants).

Wat is CCvoice?

CCvoice is een app van Clip Consultants, waarbij CClaw wordt gekoppeld aan Xelion. Diverse kantoren kunnen nu al niet meer zonder. Buiten de schermen van Xelion om, kunt u vanuit een gebruikersvriendelijke app, uitbellen. Neemt u een telefoontje op, dan zit u direct in deze app. Uitbellen gaat kinderlijk eenvoudig door op het dossier of de contactpersoon te gaan staan. Tijdens het belletje verschijnt een pop-up waar u eenvoudig gespreksnotities inzet.

Dashboard

Terugbelverzoek toewijzen

Belt een cliënt, maar is de contactpersoon niet op kantoor aanwezig? Dan maakt u direct vanuit het pop-up scherm een terugbelverzoek voor uw collega aan. Dit verzoek kunt u voorzien van een notitie en toewijzen aan uw collega. Uw collega krijgt een bericht dat er een terugbelverzoek klaarstaat. Terwijl uw collega dit verzoek opent, kan hij of zij direct terugbellen.

Terugbelverzoek

Direct tijd schrijven

Een andere belangrijke functionaliteit is dat u direct uw tijd kunt schrijven. Jeroen: ‘Tijdens het inkomend telefoontje wordt het nummer herkend en komt het dossier in beeld. Vanuit hier kunt u direct de tijd die u aan het telefoongesprek besteedt registreren. Extra handig: de tijd wordt zelfs voor u bijgehouden! Dit geldt voor zowel inkomende- als uitgaande belletjes.’

Direct tijd schrijven

Klantvriendelijk contact

Doordat u direct in beeld krijgt wie er belt, kunt u cliënten vriendelijk te woord staan. Dimmen: ‘Dit heeft als voordeel dat u geen namen hoeft te herhalen, geen telefoonnummers hoeft te noteren en zelfs geen dossiers hoeft op te zoeken. Alles staat al voor u - of in het terugbelverzoek voor een collega - klaar.’

Voert u wijzigingen in cliëntinformatie door in CClaw, dan is dat direct zichtbaar in CCvoice. Belt er een nieuwe contactpersoon? Dan voegt u deze vanuit CCvoice snel toe aan CClaw. Jeroen: ‘Zo ziet u de volgende keer direct bij welk bedrijf de contactpersoon hoort. Door op deze manier te werken, houdt u eenvoudig uw database up to date en schoon.’

Bellen via Teams

Een pluspunt van Xelion is dat het niet alleen integreert met CClaw, maar ook met bijvoorbeeld Microsoft Teams en Exact Online. Dimmen: ‘Het is een hot topic: telefonie dat aan bedrijfssoftware wordt gekoppeld. Terecht, gezien de vele voordelen. Het geeft efficiëntie, altijd toegang tot de juiste contactpersoon en u ziet direct wie er belt. Ook wordt iedere minuut geregistreerd.’ Jeroen: ‘We horen al van kantoren terug dat ze hun belkosten van twee maanden binnen een paar minuten hebben terugverdiend. En dat dus allemaal naast de zachte voordelen, zoals klantherkenning en dus een positieve klantbeleving.’

Een app boven Xelion

CCvoice is een app die Xelion als IP-telefooncentrale niet vervangt. Xelion blijft de backend voor de telefonie, zoals CClaw de backend blijft voor dossier- en clientinformatie. CCvoice is puur een handige toevoeging om een brug tussen deze twee applicaties en de cliënt te slaan, en meer uit het telefonisch contact te halen.

Voor wie is CCvoice?

Bestaande CClaw gebruikers, die gebruik (willen) maken van Xelion als IP-telefoonoplossing, kunnen CCvoice aanvragen. CCvoice is een extra meerwaarde boven op deze twee oplossingen, waarmee u snel tevreden cliënten en extra functionaliteiten krijgt. Wilt u meer informatie, neem dan contact op met Helder Telecom & ICT via: info@heldertelecom.nl.

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 6, het volledige magazine kunt u hier downloaden.

Clip Consultants

Architect en leverancier van CClaw; een compleet softwarepakket voor de advocatuur.