Gohar Chaudhry - Accountmanager ICT Concept en productspecialist BigHand: Voor de beveiliging van uw data zijn professionele en dichtgetimmerde oplossingen beschikbaar. Maar realiseert u zich dat er op de achtergrond ook veel metadata wordt gecreëerd in uw documenten? En daar is niet iedereen zich altijd even goed van bewust. Hoe beveiligt u uw metadata?
Wat is metadata?
Zodra u een document aanmaakt in bijvoorbeeld Word of Excel wordt er veel informatie gegenereerd zonder dat u dat merkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gegevens als de oorspronkelijke auteur, de aanmaakdatum, het versienummer, doorgevoerde wijzigingen en zelfs verwijderde tekst. Deze informatie bij elkaar wordt ook wel ‘metadata’ genoemd. Metadata is dus informatie die op de achtergrond wordt gecreëerd terwijl u aan een document werkt.
Metadata in beeld
De impact van de informatie die staat in de metadata, kan leiden tot vervelende situaties, als deze buiten uw organisatie terechtkomt. Stelt u zich bijvoorbeeld een situatie voor waarbij u een overeenkomst uitwerkt op basis van een eerder geproduceerde overeenkomst. In de metadata zullen de naam, de aanmaakdatum van het oorspronkelijke document en aangebrachte wijzigingen worden opgeslagen. Wilt u deze gegevens eigenlijk delen, zijn ze relevant of is metadata wat dat betreft een addertje onder het gras? Onbedoeld verlaat gevoelige informatie zo uw organisatie. In het licht van de aankomende GDPR (AVG) iets om over na te denken. En hoewel GDPR (AVG) veel verder gaat dan het onbedoeld meesturen van metadata, is het een puntje dat u snel zou kunnen vergeten. Maar hoe kunt u metadata correct beveiligen?
Hoe metadata beveiligen?
Het is mogelijk om uw metadata te beheren of eenvoudig te verwijderen. Met BigHand Scrub wordt met één muisklik metadata uit een document zoals Word, Excel, Powerpoint of PDF verwijderd. Ook kunt u ervoor kiezen, voordat een document via Outlook wordt verzonden, als een extra controle de metadata te bewerken. En wel zo makkelijk; middels BigHand Scrub kunt u uw PDF omzetten naar een PDF/A formaat. Een handige extra optie voor diegenen die digitaal procederen. U kunt deze screening door BigHand Scrub een vast onderdeel maken van uw werkproces. Zo voorkomt u dat persoonsgegevens onbedoeld en in veel gevallen onbewust uw organisatie verlaten.
Beheer uw metadata met BigHand Scrub
BigHand Scrub is een unieke tool waarmee u metadata kunt beheren en verwijderen en daarmee krijgt u zeggenschap over uw documentinformatie. ICT Concept, de exclusieve BigHand partner voor de Nederlandse markt, installeert BigHand Scrub graag voor u. Bel 088 002 84 82 of mail naar sales@ict-concept.nl.
