Communicatie ontwikkelt in een razend tempo. Waar de adoptie van de smartphone in het straatbeeld enkele jaren in beslag nam, is het gebruik van applicaties als Teams in een kwestie van maanden (om verklaarbare redenen) ongekend snel gegroeid. Nu wordt Teams in de meeste organisaties nog vooral gebruikt om onderling samen te werken en met externen online te vergaderen, maar wist u dat Teams ook als volwaardig telefonieplatform dienst kan doen? Bellen en gebeld worden via een regulier nummer, maar dan met de voordelen en gemakken van Teams. Dimmen Wesdijk, Algemeen Directeur van Helder Telecom & ICT vertelt er meer over.
Dit artikel staat ook in Legal&Tech 4, download nu het volledige magazine.
Dimmen: “VOIP via Teams is een mooie oplossing waarmee je via één applicatie intern en extern communiceert via je bekende extern benaderbare telefoonnummer voor een vast bedrag per maand. En het is apparaat en locatie onafhankelijk; overal waar je kunt inloggen op Teams kun je bellen en gebeld worden door iedereen met je directe nummer.”
Een eenvoudigere manier van communiceren
Het via Teams gebeld kunnen worden door externen is een mooie innovatie die de werkplek een stuk overzichtelijker maakt volgens Dimmen. “We gebruiken per dag tientallen applicaties op meerdere apparaten om maar bereikbaar te zijn, zonde eigenlijk. Door te gaan bellen via Teams heb je geen extra telefonie applicatie meer nodig. Dat verkleint het aantal applicaties waarvoor je moet betalen, verlaagt het aantal applicaties dat je moet beheren en onderhouden, en door de integratie met het Microsoft 365 ecosysteem open je een wereld aan mogelijkheden.”
Die wereld vol mogelijkheden ontstaat door samenwerking en standaardisatie. Waar men bij traditionele VOIP oplossingen bijvoorbeeld de bereikbaarheid alleen maar binnen de eigen organisatie kon zien, kan dat met Teams straks ook buiten de kantoormuren: “Ik kijk graag vooruit bij dit soort innovaties. Vandaag de dag is bellen via Teams nog vooral echt bellen en gebeld worden en het grote voordeel zit hem in de eenvoud waarmee iedereen overal bereikbaar kan zijn via een bekende applicatie. Het wordt pas echt interessant als organisaties hun Microsoft 365 omgeving zogenaamd gaan federeren met anderen. Dat betekent dat de ene organisatie tegen de andere zegt; jij mag een verbinding leggen met mijn Microsoft 365 omgeving omdat ik jou vertrouw en dan mag je bepaalde informatie van mij inzien waarvoor ik jou toestemming geef. Ik zie dan een scenario voor me waarin een rechtbank bijvoorbeeld federeert met de advocatenkantoren in haar arrondissement, en dat je dan kunt zien of de griffier bereikbaar is of dat je kunt chatten met de roladministratie. Toekomstmuziek met een hoop haken en ogen, maar wel een mooi perspectief om onderlinge communicatie tussen organisaties te stroomlijnen en platter te maken.”
Een passende oplossing voor iedereen
Een Teams oplossing is goed te combineren of te integreren met een (bestaande) reguliere VOIP omgeving: “De mogelijkheden van Teams zijn groot. We kunnen er per gebruiker meer en minder functionaliteiten aan koppelen. Voor de advocaat die bijvoorbeeld enkel moet kunnen bellen, een basis installatie, en voor de receptionist die een totaaloverzicht moet hebben, een complete PC-bedienpost. Maar soms kan het ook handiger zijn om bijvoorbeeld de receptie juist met een gewoon toestel uit te rusten. Die is dan ook te integreren met de Teams omgeving, zodat de receptie bijvoorbeeld kan zien wie er via Teams in gesprek zijn en wel of niet beschikbaar zijn om aan door te verbinden. De mogelijkheden zijn bijna eindeloos door het open karakter van Teams en er is voor bijna elke gewenste manier van werken een oplossing beschikbaar. Alles op Teams, alles op een VOIP centrale, een mix, wat het kantoor maar wil.
Kanttekeningen
Er zijn wat laatste kanttekeningen die Dimmen wil maken over het bellen via Teams: “Soms kan het scheiden van functionaliteiten ook voordelen hebben. Een storing bij Microsoft (wat zelden voorkomt) betekent ook dat je telefonisch niet meer bereikbaar bent. En dan ben je bij Microsoft flauw gezegd maar een nummertje. Daar kunnen we als Nederlandse partner wel een verschil maken door lokaal wat slimmigheden in de installatie toe te passen waardoor we snel een omleiding kunnen plaatsen zodat het kantoor - terwijl het probleem wordt opgelost - toch bereikbaar blijft. Maar je weet natuurlijk ook, dat als er iets mis is bij Microsoft, het dan waarschijnlijk alle Microsoft gebruikers betreft en er met heel wat meer mankracht aan een oplossing gewerkt wordt dan wanneer jij als enige lokaal een probleem met je centrale zou hebben.
Tot slot moet je goed afstemmen met je IT/netwerkbeheerder of dat de technische randvoorwaarden op orde zijn. Je moet een stabiel en snel netwerk hebben en de Microsoft 365 omgeving moet goed zijn geconfigureerd. Door onze goede samenwerking met een partij als ICT Concept binnen de Lexxyn Groep, weten we in ieder geval dat daar goed zal gaan.”
Wilt u meer weten over bellen via Teams?
Bekijk de video van Microsoft en neem contact met ons op via info@heldertelecom.nl of telefonisch via +31 416 740 740
