Soms is de liefde over en is er geen vooruitzicht dat het ooit beter wordt. Zo ook tussen juridische kantoren en software- of ICT-leveranciers. Hopelijk gaat u dan goed uit elkaar, maar hoe zorgt u ervoor dat u ook uw deel van de ‘boedel’, de data van uw organisatie, terugkrijgt?
Van te voren over de exit praten
Iedere jurist weet dat alles draait om de overeenkomst en wat daarin staat. Toch adviseren we bij dit punt extra stil te staan: leg met een nieuwe leverancier van te voren goed vast hoe u ook weer op een verantwoorde manier weg kunt bij deze leverancier. Hoe gaat de ‘exit strategie’ eruitzien? De focus ligt in eerste instantie op de conversie van uw oude softwarepakket naar het nieuwe pakket. Niet op hoe de data het nieuwe pakket later eventueel weer uit moet. Toch is het verstandig dit gesprek vooraf te voeren en een zogenaamde exit strategie te bepalen. Want ondanks dat de AVG dataportabiliteit oplegt aan software- en cloud-leveranciers blijkt de praktijk weerbarstig.
De AVG zegt dat u uw data als u dat vraagt aangeleverd moet krijgen in een universeel, open en door machines leesbaar formaat. Bespreek dus van te voren in welke vorm u de data terugkrijgt. Want niet iedere softwareleverancier staat te springen om deze informatie op te leveren zodat u kunt overstappen naar een nieuwe leverancier. Men beroept zich dan vaak op het feit dat de structuur waarin dit wordt bewaard, concurrentiegevoelig is. Zeker wanneer de software in de cloud draait.
Vendor Lock-in
Ondanks dat er wetgeving is die regelt dat data eenvoudig op te vragen moet zijn, willen algemene voorwaarden nog wel eens anders luiden. Gelukkig gaat geldend recht boven algemene voorwaarden, maar u loopt als u het hard wilt spelen, het risico in een zogenaamde “vendor lock-in” te komen. Deze lock-in hoeft overigens niet alleen te komen door juridische argumenten, maar ook als de data in het systeem is opgeslagen in een zogenaamd “proprietary format”, een bestandsstructuur die alleen de leverancier kan/mag gebruiken.
Deze lock-in is van te voren nooit helemaal te voorkomen. Bij het uit elkaar gaan horen nou eenmaal gebroken harten. Maar door van te voren een goede exit strategie te hebben bedacht, en besproken te hebben met uw softwareleverancier, kunt u het ergste voorkomen en zich beroepen op hopelijk zwart op wit gezette afspraken. Zo zorgt u ervoor dat beide partijen weer gelukkig kunnen worden met een andere partner en dat u niet in een vechtscheiding beland.
Waar moet u nog meer op letten?
Om juridisch professionals te helpen met het maken van de juiste keuzes op het gebied van cloud en ICT, hebben wij samen met de Lexxyn Groep Partners het e-book "To cloud or not to cloud? - De juiste ICT kiezen voor de juridische praktijk" geschreven.
Ontvang kosteloos uw exemplaar
Om uw e-book en/of hardcopy uitgave van "To cloud or not to cloud" te ontvangen, vult u hier een formulier in. U ontvangt dan een downloadlink in uw e-mail. In het formulier kunt u tevens aangeven of u daarnaast ook kosteloos een hardcopy exemplaar toegestuurd wilt krijgen. Want ondanks dat we in een digitaal tijdperk leven, beseffen wij ons goed dat u wellicht nog steeds liever leest van papier.
