Een corona crisis, een brand of, heel basaal, een ziek kind thuis; er zijn uiteenlopende incidenten te bedenken waardoor medewerkers aan huis gekluisterd zijn. Hoe kan technologie helpen om ‘de tent’ draaiende te houden als thuiswerken de standaard is? Wij vragen het Maarten Tromp (advocaat), Jacques Wienen (notaris) en Hendri van Norden (Directeur Sales & Marketing ICT Concept). Een goede IT-infrastructuur én vertrouwen blijken aan de basis te liggen van een geoliede flexwerkomgeving.
Het gesprek tussen Maarten (Maarten Tromp Advocaten), Jacques (Notaris Wienen) en Hendri vindt online, via Microsoft Teams plaats. ‘Een exacte weerspiegeling van hoe alle gesprekken momenteel plaatsvinden,’ zo trapt Hendri het gesprek af. Maarten, voorzien van de allernieuwste vergaderfaciliteiten, haakt in: ‘Als de cliënt niet naar ons kan komen, kunnen wij met de hedendaagse techniek toch persoonlijk contact hebben. Telefonisch kan altijd, maar online vergaderen voegt net iets extra’s toe.’
Werken in de cloud
Zowel het kantoor van Maarten Tromp als dat van Jacques Wienen werkt vanuit de cloudomgeving van Lexxyn Groep Partner ICT Concept. Jacques: ‘Ik werk al twintig jaar als notaris, maar voor het eerst heb ik zo lang, afgesloten van de buitenwereld, thuis gezeten. Ik kreeg corona gerelateerde klachten waarna ik uiteraard gehoor gaf aan de oproep om vanuit huis te werken. Gelukkig heb ik een uitstekende werkplek, vanwaar ik via de cloud kan inloggen op de werkomgeving.’
‘Waar je voorheen regelmatig een vrije avond had als je werkomgeving, door een slechte verbinding, niet benaderbaar was, zo werkt het werken in de cloud nu als een trein.’
Al in 2014 investeerde Jacques voor hem en zijn medewerkers in remote werkplekken. Aan het begin van de coronacrisis zijn de thuiswerkplekken in no time aangepast om ook op afstand besprekingen te kunnen voeren. ‘Al ging het werken nog zo gesmeerd, ik ben nog nooit zo blij geweest om weer op kantoor te zijn,’ zo lacht Jacques. ‘Wij gaan langzaam terug naar normaal, maar flexibel werken zal in onze organisatie verder worden ingebed.’ Maarten vult aan: ‘Ook wij werken al jaren regelmatig vanuit huis en gelukkig is er de afgelopen jaren veel veranderd op het gebied van hard- en software. Hierdoor is het werkcomfort ook thuis enorm verbeterd. Waar je voorheen regelmatig een vrije avond had als je werkomgeving, door een slechte verbinding, niet benaderbaar was, zo werkt het werken in de cloud nu als een trein. Het geeft een geruststellend gevoel dat je werk vanaf meerdere locaties kan doorgaan.’
Vertraging
Hendri: ‘Wat die verbinding betreft hebben wij ons hart wel even vastgehouden hoor. Direct nadat de coronamaatregelen werden aangescherpt zagen wij dat er ca. 430% meer mensen vanaf een andere locatie dan kantoor op onze cloudomgeving inlogden. Door constant vinger aan de pols te houden en de inzet van onze mensen kon gelukkig iedereen gewoon aan de slag. Een avond vrij zal het niet hebben opgeleverd, maar gebruikers zullen hooguit wellicht kleine vertraging hebben ervaren bij het inloggen omdat er zoveel mensen tegelijk “naar binnen wilde” op het platform.’ Maarten: ‘Ik heb daar weinig van gemerkt. Als jullie op dat gebied net zo snel schakelen als jullie meedenken bij het inrichten van extra thuiswerkplekken, dan zal de impact minimaal zijn geweest.’
ICT Concept leverde binnen no time een paar extra werkplekken voor de secretaresses van Maarten Tromp Advocaten. Voor hen was werken vanuit huis nieuw. Maarten: ‘We belden met ICT Concept en binnen een paar uur waren we ‘up and running’. Al was er wel een probleempje rondom de uitwerksets, maar ook dit werd vakkundig opgepakt.’ Volgens Maarten vraagt deze tijd ook om ‘omdenken’. Zo probeert hij zelf uit alle ontwikkelingen ook een cadeautje te pikken. Voor zijn kantoor is dat onder andere de reistijd die het secretariaat bespaart.
Overal met een gerust hart werken
Jacques: ‘In ons vakgebied kunnen we meer vanuit huis doen, dan door iedereen wordt gedacht. Al heb ik soms echt mijn fysieke documenten nodig. In mijn geval toen ik in zelfquarantaine zat, kwam er dan een collega langs en belde zij zodra zij er bijna was. Ik liep dan naar buiten, waarna mijn collega enkele meters voor mij het dossier neerlegde. Onvoorziene situaties zorgen altijd voor kopbrekers, maar met improvisatievermogen en een goede IT-basis krijgt niets ons kantoor klein.’
Hendri vertelt dat er naast werkplekken ook veel Microsoft Teams omgevingen zijn geïnstalleerd om communicatie met cliënten vanuit huis te optimaliseren. Hendri: ’We merkten dat er veel onduidelijkheid was over veilige oplossingen en over het gebruik ervan. En terecht, doordat mensen nu vanuit overal hun business willen doen, zien ook wij dat cybercrime toeneemt. Dan is het belangrijk dat je een omgeving hebt, een stille kracht, die veilig is. Het was en is voor ieder kantoor echt van belang je goed te laten voorlichten. Je wilt met een gerust hart vanuit huis kunnen werken.’
Videobellen voor de juridische praktijk
Jacques: ‘Videobellen was voor ons ook onontgonnen terrein en bracht door onwetendheid ook onzekerheid. Vanuit de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie werd wisselend geadviseerd. Eerst zou Zoom veilig zijn, maar dat werd later teruggetrokken. Toen passeerden Teams en Jitsi de revue. Een van onze eisen is dat we iemand kunnen identificeren. Dan moet de omgeving hier wel echt geschikt voor zijn. Jitsi werkt hiervoor uitstekend. We hebben geleerd van deze periode niet te bang te zijn en systemen gewoon te gaan gebruiken. We merken in de praktijk wat werkt en wat niet.’
Maarten: ‘Videobellen is voor ons ook echt een blijvertje. Wij hebben klanten over de hele wereld. Zij komen niet voor ieder gesprek langs. Al is videobellen niet voor alle vormen van contact ideaal. Wij doen alleen maar personenschadezaken. Dat zijn emotionele zaken, waarbij een menselijke benadering van belang is. Dan biedt een fysiek, persoonlijk gesprek echt meerwaarde. Maar, is videobellen wel mogelijk, dan heb je gewoonweg meer beschikbare uren in een dag. Dat geldt niet alleen voor ons, maar ook voor de ondernemer aan de andere kant van het scherm.’
Vertrouwen
Uiteindelijk slaagt thuiswerken niet alleen bij een goede IT-omgeving maar ook bij vertrouwen in het team, zo blijkt uit dit gesprek. Maarten: ‘Als je geen vertrouwen hebt in je team dan kun je thuiswerken krampachtig hooghouden, maar geloof me, dan wordt het niks.’
