Een gesprek met HR-collega’s Linda en Vicky over hun functie en de werkzaamheden op de HR-afdeling van de Backoffice.
HR voor 120 FTE
Allereerst leggen Linda en Vicky uit dat de afdeling HR binnen de Lexxyn Groep redelijk uniek is in zijn soort en dat dit grotendeels te maken heeft met de manier waarop de Lexxyn Groep vorm heeft gekregen.
De Lexxyn Groep is een samenwerkingsverband tussen een 6-tal IT-gerelateerde bedrijven, de Lexxyn Groep Partners, die zich richten op juridisch Nederland. Onderling werken zo aan non-stop synergie. Linda: “Zo kan het dus zijn dat een klant zijn IT bij de ene Lexxyn Groep partner afneemt, zijn telefonie bij een tweede, en bij een derde partner zijn softwarepakket.” Daarnaast hebben de Lexxyn Groep Partners ook algemene zaken, die eigenlijk ieder bedrijf voor zich zou moeten hebben, gezamenlijk geregeld.
Deze algemene zaken worden uitgevoerd door de Lexxyn Groep Backoffice; bestaande uit diverse afdelingen zoals: Marketing, Finance, Office en de afdeling HR waarover dit achtergrondinterview gaat. Vicky: “Het komt er op neer dat elke partner uit de Lexxyn Groep voor zich bepaalt of en voor welke werkzaamheden ze de Backoffice inzetten.
De afdeling HR van de Lexxyn Groep, is dus in min of meerdere mate voor de diverse partners, en de HR van de Backoffice zelf, verantwoordelijk. En dat is nog best een klus, en eigenlijk heel divers. Het verschilt per partner welke HR-werkzaamheden er structureel voor ze worden uitgevoerd, en er zijn partners die de HR-afdeling op ad hoc basis inschakelen. Bovendien heeft ook ieder bedrijf zijn eigen manier van werken, zijn eigen identiteit en zijn er dus best veel verschillende bedrijfsprocessen en - culturen waar rekening mee gehouden moet worden. Vicky: “We merken dat er soms een verkeerd beeld bestaat van de Lexxyn Groep. Ja we zijn verantwoordelijk voor zo’n 120 FTE, maar de Backoffice zelf is geen grote corporate.
HR binnen de Lexxyn Groep
Linda, Vicky en de HR manager zijn binnen de Lexxyn Groep het aanspreekpunt voor vrijwel alle HR gerelateerde zaken: “Wij zijn een team en we voelen ons hier ook echt samen verantwoordelijk voor.”
Zo is Linda o.a. verantwoordelijk voor de (administratieve) werkzaamheden bij in- en uitdiensttredingen, BHV binnen de Lexxyn Groep, RI&E en het wagenpark. Het beheer van alle leaseauto’s ligt namelijk ook in handen van onze HR-afdeling.
Vicky geeft aan dat heel veel van haar werkzaamheden vergelijkbaar zijn met de verantwoordelijkheden die de HR manager heeft, maar dat ze hier niet de eindverantwoordelijkheid voor draagt. Ze heeft een overwegend adviserende en tactische rol, toch zitten er ook nog uitvoerende werkzaamheden bij, in alle facetten die je op HR-vlak maar kan bedenken. Denk aan werving en selectie, arbeidsjuridisch advies, pre- en onboarding, arbo & verzuim, arbeidsmarktcommunicatie etc.
Vicky: “Ik ben verantwoordelijk voor de werving & selectie, waardoor ik nieuwe collega’s al in een vroeg stadium leer kennen.” Lexxyn Groep heeft gemiddeld gezien 5 vacatures tegelijk open maar geen corporate recruiter. Daarom wordt er nauw samengewerkt met een drietal bureaus die, ieder vanuit hun eigen specialisatie, geschikte kandidaten voorstellen. De afdeling HR adviseert en organiseert het selectietraject en sluit aan bij gesprekken om te beoordelen of die persoon bij Lexxyn Groep past en belangrijker nog bij de partner waarvoor hij (of zij) gaat werken. Vicky: “Het beoordelen van mensen op een match met de organisatie waarvoor ze gaan werken, vind ik heel leuk om te doen”
Persoonlijke benadering is belangrijk
Dit typeert ook wel de benadering van de Lexxyn Groep. “De persoon komt eerst, daarna pas het beleid en hoe gaan we ermee om.” Dit klopt ook wel, want wanneer je aan collega’s binnen de Lexxyn Groep vraagt, wat nou typerend is voor de Lexxyn Groep dan komt het woord “persoonlijk” heel vaak naar boven drijven.
Linda: “Vanuit het wagenpark, heb ik veel contact met onze collega’s, waardoor ik eigenlijk iedereen bij naam ken.“ Verder is Linda medeverantwoordelijk voor de ‘Huil en juich’ momenten, binnen de Lexxyn Groep. “Die verjaardagskaart die op je deurmat lag, die komt van mij. En die bos bloemen omdat je verhuisd bent? Ook van mij, of van mijn collega Kim.”
Ondanks de 10 door het land verspreide locaties, vinden we het wel belangrijk dat ook alle medewerkers binnen de Lexxyn Groep elkaar goed kunnen vinden. Om de synergie tussen de partners te bevorderen, hebben we vanuit de Backoffice samen met de afdeling marketing regelmatig uitjes georganiseerd. Linda: “Door de hele situatie rondom het coronavirus, vormt dit inmiddels wel een extra uitdaging, maar we zien bij de partners onderling genoeg initiatieven om alsnog contact te houden.“
Samen sterk, maar met behoud van eigen identiteit
Typerend voor de Lexxyn Groep is dat de diverse partners de synergie opzoeken, samen staan ze sterker dan alleen, maar stuk voor stuk behouden ze wel elk hun eigen identiteit en wensen, zeker op het vlak van HR. Idealiter leg je als ‘linking-pin' een overkoepelend beleid neer en dat is dan ook de kracht van de Backoffice, tegelijkertijd is het net zo van belang om op wensen en vraagstukken in te spelen die per partner uniek zijn. Vicky noemt een voorbeeld: “Wanneer we zien dat bepaalde vragen met regelmaat terugkomen, dan kijken we naar de mogelijkheden om bijvoorbeeld een wijziging in de arbeidsvoorwaarden voor de betrokken partners door te voeren en daarmee te harmoniseren. Maar ook naast arbeidsvoorwaardelijke vraagstukken zijn er tal van zaken waar je niet steeds het wiel opnieuw uit wil vinden en je beter gebruik kan maken van de ervaring die je al bij andere partners hebt, zo los je aparte vraagstukken met één effort op. Dit is echter niet iets wat we van hogerhand door willen drukken, maar in goed overleg kom je ver. Het kan zelfs zo zijn dat de ene partner wel voor de wijziging kiest en de andere partner niet, ook ruimte voor dat maatwerk moet blijven.”
De afdeling HR groeit verder
Doordat er in de loop der tijd steeds meer werkzaamheden zijn uitbesteed aan de afdeling HR is deze de afgelopen jaren volwassen geworden, maar dat betekent niet dat de dames geen ambitie meer hebben om verder te groeien.
Vicky: “Een van de projecten waar we op dit moment verder invulling aan willen geven is de arbeidsmarktcommunicatie. Wat we op dat vlak doen is nu nog minimaal, en dit is zeker een tak van sport waar onze nieuwe HR manager een flinke bijdrage aan gaat leveren.”
Linda: “Verder zorgen we ervoor dat alle processen, die we tot nu toe hebben neergezet gewoon doorlopen, anderzijds blijven we ook kritisch kijken naar de huidige manier van werken.” Vicky: “Dat houdt automatisch in dat we soms iets doen wat best anders kan, maar wat niet volgens de wens van de partner is. En dan is het aan ons om te conformeren aan bepaalde werkwijzen en processen. Wat overigens niet wegneemt dat we geen verbeterslagen maken er is meer dan genoeg ruimte om dat nog te doen.”
