Eugene Haarmans - Commercieel Directeur Clip Consultants: Er wordt veel geschreven over Document Management Systemen (DMS). Er zijn ook heel wat aanbieders op de markt. Het ene DMS is nog uitgebreider dan het andere. En het ene DMS kost ook meer dan het ander. Maar wat heeft u als advocaat nu écht nodig? Wij hebben daar natuurlijk over nagedacht en in eigen beheer een (betaalbaar) DMS ontwikkeld (CCdms).
1) Gestructureerde opslag en toegankelijkheid van documenten
Er komt dagelijks een enorme hoeveelheid informatie op u af. Via e-mail, telefoon, post enzovoorts. Als advocatenkantoor produceert u bovendien zelf ook nog eens een hoop informatie. Grote kans dat u het overzicht kwijt raakt. Hier biedt een DMS direct toegevoegde waarde, door zo effectief mogelijk om te gaan met deze stromen van informatie. Een DMS is zo ingericht dat alles wordt opgeslagen op één centrale plek per dossier, met álles erin. Vanuit dit centrale opslagpunt kunnen medewerkers snel documenten vinden, delen en aanpassen. Dat scheelt enorm.
2) Razendsnel zoeken én vinden
Stel, u bent op zoek naar een soortgelijke zaak als waar u nu mee bezig bent. Wanneer was die zaak ook alweer en wat was de uitkomst? U heeft honderden documenten en e-mailberichten in de database staan maar u bent op zoek naar slechts één of enkele zeer specifieke documenten. Met ‘Full Text Search’ heeft u de gezochte documenten met één of enkele zoekcriteria snel op een rijtje. Met één druk op de knop. Of het nu om een Word-, Excel-, of PowerPointbestand gaat, of om een e-mail of een pdf. Elk document staat in een handomdraai tot uw beschikking.
3) Versiebeheer
Vaak heeft iedereen een eigen manier van het bewaren van (versies) van documenten. Daardoor worden zaken soms ten onrechte overschreven en weet niemand meer wat nu de laatste versie was. Door gebruik te maken van de functionaliteit ‘versiebeheer’ worden wijzigingen gecontroleerd doorgevoerd. Gebruikers kunnen zo altijd zien wat de status en laatste versie van een document is.
4) Documenthistorie
Groot voordeel van versiebeheer is dat u per document direct kunt zien wat ermee gebeurd is. De voorgaande opgeslagen versies staan er namelijk direct onder. Door eenvoudigweg door de versies te scrollen, kunt u vaak al direct zien wat er veranderd is. Door te werken met de (persoonlijke) Dagmap voorkomt u dat er gelijktijdig door collega’s in hetzelfde document gewerkt wordt.
5) Snel inzien van documenten in dossiers
Het lijkt een kleinigheidje maar stiekem is het heel handig: door langs uw documenten in uw digitale dossier te scrollen, kunt u direct zien wat er in elk document staat. Vaak weet u dan al meteen of dát het document is wat u zocht.
6) Lagere kosten, hogere productiviteit
Doordat alles (wellicht op termijn óók uw archief) digitaal opgeslagen is, verdwijnt de noodzaak van een fysieke archiefruimte.
Snelle toegang tot de juiste informatie voorkomt vertragingen en fouten in het werk. Bovendien bespaart het veel tijd en geld met betrekking tot het opzoeken, printen, verzenden en kopiëren van documenten.
De tijd voor het opslaan en opzoeken van documenten wordt sterk teruggebracht. U heeft sneller de juiste informatie beschikbaar die nodig is om beslissingen te nemen. Door de dagmappenstructuur kan beter samengewerkt worden en kunnen zaken sneller en kwalitatief beter uitgevoerd worden.
7) Gemakkelijker digitaal procederen
Via het zogenaamde Aansluitpunt (systeemkoppeling) koppelt u het DMS direct via een beveiligde verbinding met de Rechtspraak. Daarmee kunt u rechtstreeks stukken en berichten uitwisselen. Voordeel daarvan is dat de stukken en berichten die vanuit de Rechtspraak naar uw systeem worden verstuurd direct op de juiste plaats belanden in het DMS.
8) Gemaakt voor advocaten(kantoren)
Last but not least: ons DMS is 100% specifiek ontworpen voor advocaten. Door onze jarenlange ervaring in de branche weten we hoe de werkprocessen eruitzien. We kennen onze klanten en hun behoeften.
CCdms is het overwegen absoluut waard. Bovendien zijn de kosten (en de duur van de implementatie) niet te vergelijken met die van de reguliere systemen. Belangstelling? Ik kom graag vrijblijvend langs om de mogelijkheden te bespreken.
