16 onmisbare digitale benodigdheden voor een advocatenkantoor

Een advocaat hoeft allang niet meer enkel verstand te hebben van het recht. Om een goede en efficiënte praktijk te kunnen voeren, zijn digitale hulpmiddelen onmisbaar geworden. We zetten daarom de belangrijkste benodigdheden, in willekeurige volgorde, voor u op een rij. Op onze website vindt u ook een handige checklist met nog meer tips voor het digitale advocatenkantoor.

Online afspraken planner

 

 

U wilt cliënten en relaties de mogelijkheid bieden om snel een adviesgesprek met u in te plannen. Maar u kunt onmogelijk bij ieder inkomend verzoek de agenda doorgraven opzoek naar die resterende 20 minuten voor een intake. Met de Microsoft 365 applicatie Bookings kunt u mensen zelf afspraken in laten plannen in de tijdblokken die u uitkomen. U - of uw ondersteuners - hoeven enkel nog maar de agenda na te kijken of er iets moet worden voorbereid.

 

 

 

 

Digitale intake formulieren of vragenlijsten

 

 

De kans is groot dat u tijdens veel gesprekken dezelfde vragen stelt, of cliënten vraagt vooraf bepaalde informatie aan te leveren. In plaats van Word of Excel sheets in te laten vullen en terug te mailen, kunt u ook online vragenlijsten gebruiken. U kunt deze via bijvoorbeeld een cliëntenportaal aanbieden, zodat de data ook direct op het juiste dossier wordt geadministreerd. Als u geen cliëntenportaal heeft, kunt u met Microsoft Forms eenvoudige vragenlijsten bouwen. Informatie uit deze vragenlijsten kan weer worden hergebruikt bij het aanmaken van het dossier, of in toekomstige producties.

Sjablonen / document assembly

 

 

In het opstellen van stukken kan veel tijd gaan zitten. Zeker als u bij ieder document weer na moet denken over zaken als huisstijl, of elke keer dezelfde tekstblokken aan het hergebruiken bent. Het loont dus de moeite om tijd te steken in goede standaardsjablonen voor uw correspondentie, en na te denken of er bepaalde elementen van de stukken die u maakt te automatiseren zijn. Als u bijvoorbeeld regelmatig arbeidsovereenkomsten opstelt voor uw cliënt, dan zitten hier waarschijnlijk elementen in die voor ieder contract gelijk zijn.

Steeds meer praktijkmanagementsystemen of contractgeneratoren bieden de mogelijkheid om met vraag/antwoord lijsten de juiste input voor een document op te halen (of data rechtstreeks uit het systeem of externe databron te betrekken) en het document voor u in elkaar te zetten. U hoeft vervolgens enkel de output te controleren. Dit komt de kwaliteit en consistentie van uw stukken ten goede, en bespaart u een hoop tijd.

Digitaal declareren en online betalen

 

 

Het declaratieproces kan aardig wat tijd in beslag nemen, alsook het checken of alle facturen wel netjes op tijd zijn betaald. Daarom is het prettig als dit hele proces gedigitaliseerd en geautomatiseerd kan worden. Laat uw facturen versturen via uw boekhoudsoftware of praktijkmanagementsysteem als digitaal document (PDF) met een UBL bestand. Dit UBL bestand kan door de ontvangende partij automatisch worden verwerkt in de boekhouding zodat beide partijen tijd besparen. Door het toevoegen van een iDEAL betaallink maakt u het betalen bovendien eenvoudiger. Met name particulieren betalen ook nog eens sneller wanneer dit via iDEAL kan.

Digitaal ondertekenen

 

 

Het ophalen van de natte handtekening kan een tijdrovend proces zijn. En hoewel het ondertekenen van een contract vaak een feestje is dat gevierd mag worden, zijn er voldoende overeenkomsten waar een snelle krabbel volstaat. Om het onnodig in de auto zitten met papieren contracten, of het printen, tekenen, scannen, terugmailen overbodig te maken (zonde van het papier ook), is het daarom handiger om stukken digitaal te laten ondertekenen. Dit kan inmiddels veilig, rechtsgeldig en gebruiksvriendelijk en is dus een “quick win” voor de Nederlandse advocatuur.

(Veilige) E-mail

 

 

Dat u e-mail nodig heeft hoeven we natuurlijk niet uit te leggen. Maar de ene e-mail is de andere niet. Zo is er de “normale” e-mail en de “veilige” e-mail. De normale e-mail is de e-mail die u kent als een normaal tekstbericht. De ontvanger hoeft niks bijzonders te doen om de e-mail te openen. De e-mail kan daarmee als open of onveilig worden beschouwd, omdat de ontvanger niet gevalideerd hoeft te worden. Bij veilig mailen moet de ontvanger zichzelf authentiseren, bijvoorbeeld middels een account, afgesproken wachtwoord of nog beter, twee factor authenticatie. Veilig mailen is inmiddels ook geschikt voor mailcontact met de Rechtspraak. Let daarbij op dat uw aanbieder van veilig mailen de NTA7516 of eIDAS verordening volgt.

Chat

 

 

Steeds meer online gebruikers vinden hun weg naar website chats of WhatsApp. Bijvoorbeeld voor het stellen van vragen over openingstijden of om te vragen of u expertise heeft in een bepaald rechtsgebied. Zeker jongere generaties pakken minder snel de telefoon om te bellen, maar geven de voorkeur aan contact via tekstbericht. U kunt bij de keuze van uw telefoniesysteem al rekening houden met deze trend. Het Xelion systeem van Helder Telecom & ICT kan bijvoorbeeld alle interne en externe communicatiesystemen met elkaar verbinden. Zo kunt u uw website chat, WhatsApp for Business, reguliere telefonie et cetera via één systeem beheren.

Geïntegreerde telefonie

 

 

Goede telefonie blijft onmisbaar in de juridische praktijk. Gebruikers willen waar ze ook zijn eenvoudig kunnen bellen, en uw cliënten willen snel met de juiste persoon in contact komen. Door uw telefonie te koppelen met uw praktijkmanagementsysteem, kan bij een inkomende oproep het systeem de cliënt op basis van het telefoonnummer al identificeren. Zo ziet u snel de behandelaars en dossiers in beeld. Ook kan de tijd van het gesprek automatisch worden gedeclareerd.

Kijktip: het webinar “Telefonie koppelen met praktijksoftware” met meer uitleg over de eerder benoemde Xelion centrale van Helder Telecom & ICT, en de voordelen van integraties tussen telefonie en software.

 

 

 

 

 

 

Cliëntenportaal

 

 

Het online cliëntenportaal is dé manier om eenvoudig en veilig stukken uit te wisselen met cliënten en externen, of zelfs samen aan hetzelfde stuk te werken. Een cliëntenportaal kan onderdeel zijn van het praktijkmanagementsysteem, maar u kunt bijvoorbeeld ook via Microsoft Teams een veilig extranet opzetten waarin u samenwerkt. In het cliëntenportaal kunt u alle soorten stukken aanbieden aan cliënten (niet meer gelimiteerd door de traditionele bestandsomvang van e-mail) in een veilige eigen omgeving. Alle informatie die hierin wordt aangeboden aan, of opgehaald bij de cliënt, wordt dan direct op het juiste dossier verwerkt in uw systeem.

Dossier- en bestandsbeheer in de cloud

 

 

Eenvoudige maar bovenal veilige toegang tot uw applicaties, dossiers en bestanden, is de sleutel tot een succesvol en efficiënt werkend kantoor. Daarom is het werken in de cloud een geweldige uitkomst voor iedere advocaat. De tijd dat uw dossiers op een eigen server, in uw eigen pand plaatsen de enige veilige en werkbare optie was, ligt ver achter ons. Of u nu kiest voor een serverbased of een webbased praktijkmanagementsysteem, elke variant is met de juiste ICT-partner veilig extern toegankelijk te maken. Zo kunt u altijd overal bij uw data.

Leestip: over werken in de cloud schreven wij een e-book speciaal voor de advocatuur: To cloud or not to cloud. U kunt dit e-book gratis downloaden op onze website.

Document Management Systeem (DMS)

 

 

Aanvullend op het dossier- en bestandsbeheer kan de keuze voor een Document Management Systeem (DMS) al snel interessant worden. Informatie die nu nog wordt opgeslagen op bijvoorbeeld een netwerkschijf in een mappenstructuur, kan met een DMS eenvoudiger doorzoekbaar gemaakt worden en geïntegreerd worden met het praktijkmanagementsysteem. Zo is het overzichtelijker welke data bij welk dossier hoort, en kunt u eenvoudiger aan de slag met zaken als versiebeheer en samenwerken.

Beveiliging

 

 

Vertrouwelijkheid en integriteit zijn de rode draad in het werk van de advocaat. Uw data veilig houden is dus één van de belangrijkste aandachtsgebieden. Zorg ervoor dat werkplekken voorzien zijn van goede antivirus, encryptie, firewall en monitoring/logging software, en dat medewerkers regelmatig bewust worden gemaakt van online risico’s zoals phishing en ransomware. Stel twee factor authenticatie waar mogelijk verplicht en gebruik zo lang mogelijke en wisselende wachtwoorden (denk aan wachtwoordzinnen) voor verschillende systemen. En bedenk ook goed dat dit niet alleen op kantoor goed geregeld moet zijn, maar ook voor alle thuiswerkers. Meer tips over de combinatie van thuis en op kantoor werken leest u in het whitepaper “Back to the office”.

Customer Relationship Management (CRM)

 

 

Marketing en business development dragen steeds meer bij aan de groei en uitstraling van het kantoor. Een goed CRM zorgt ervoor dat het contact onderhouden met uw relaties eenvoudig blijft, en dat u minder tijd kwijt bent aan het opstellen van adreslijsten. Bijvoorbeeld voor de alom bekende kerstkaart. Veel praktijkmanagementsystemen bieden dan ook een standaard CRM-functionaliteit. Maar wie serieus aan de slag wil met business development doet er goed aan te kijken naar een oplossing als ContactManager, een CRM speciaal ontwikkeld voor de advocatuur.

Kijktip: het webinar “CRM & Business Development” over hoe u kunt starten met dit onderwerp in uw kantoor, aangevuld met tips van salescoach Paul van den Hoven van Sandler

 

 

 

 

 

 

Video

 

 

Wie zichtbaar wil zijn via het scherm, moet ervoor zorgen dat hij/zij goed in beeld kan komen. Een goede camera en goed geluid op de werkplek en vergaderzaal zijn dus van onschatbare waarde om professioneel over te komen bij uw (potentiële) cliënt. Denk ook goed na over zaken als licht, de achtergrond en de akoestiek van de ruimte waar u zit. Het professioneel inrichten van deze voorzieningen zorgt er niet alleen voor dat u effectief online kunt vergaderen. Het biedt ook de mogelijkheid om bijvoorbeeld aan de slag te gaan met eigen webinars of vlogs voor uw sociale media kanalen.

(Redundante) internetverbinding

 

 

Glasvezel is, wanneer beschikbaar, inmiddels de beste optie voor een zakelijke internetverbinding. Zeker nu er veel online vergaderd wordt, loopt de internetverbinding snel vol. Een glasvezelverbinding biedt altijd voldoende capaciteit om ongestoord online te kunnen werken. En als het voor uw kantoor belangrijk is dat de internetverbinding 24x7 beschikbaar is, denk dan ook aan een 4G back-up verbinding. Er kan immers altijd bij werkzaamheden bij u in de buurt een kabel kapot gegraven worden, ook onder werktijd als het net even niet uitkomt.

Een goede strategie voor uw digitale transformatie

 

 

We kunnen om eerlijk te zijn nog wel even doorgaan met deze lijst, en ieder jaar zullen er nieuwe onderdelen bij komen. Daarom is het allerbelangrijkste misschien nog wel: maak een plan voor uw digitale toekomst. Investeer niet lukraak in losse oplossingen, maar probeer tot één holistisch digitaal doel te komen dat uw kantoor verder helpt.

De adviseurs van Lexxyn Groep kunnen u helpen om tot de strategie voor de digitale transformatie van uw kantoor te komen. Maar veel fijner is het natuurlijk om ook te lezen wat uw vakgenoten doen. Download daarom de Benchmark Digitalisering van de Nederlandse Advocatuur. Daarin leest u wat uw vakgenoten bezig houdt op het gebied van ICT en digitale transformatie. Ter lering, inspiratie en als basis voor uw eigen plan. Wilt u liever sparren met één van onze adviseurs? Neem dan contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.