8 handige tips voor makkelijker tijdschrijven in CClaw

In CClaw is tijdschrijven op verschillende manieren mogelijk. Zo kan iedereen tijdschrijven op een manier die bij hem of haar past. Wij zijn namelijk van mening dat hoe beter de tijdschrijfmogelijkheden passen bij de individuele werkwijze van de advocaten, hoe accurater tijd wordt geregistreerd. Dit werkt niet alleen voordelig door in het declaratieproces, maar ook in de algehele grip op de kantoorvoering.

Altijd bij

Zodra u direct en gedetailleerd tijd schrijft, lekt er minder weg en bent u altijd bij. Uit de resultaten van een tijdschrijfonderzoek onder jonge advocaten tijdens het SJBN Jonge Balie Congres 2023, uitgevoerd door de Lexxyn Groep in opdracht van Clip Consultants, bleek dat 76% van de advocaten weleens vergeet om tijd te schrijven. Hierdoor gaat kostbare tijd verloren. Daarbij kost het in de praktijk meer tijd doordat u al uw communicatie moet doorlopen om te achterhalen of alle tijd is geschreven. Zonde. Gelukkig kwamen er, naast een aantal verbeterpunten, ook een paar pluspunten uit dit onderzoek naar voren die ons gunstig stemden. Hieronder vindt u er enkele.

• De nieuwe generatie advocaten is proactief, mobiel en tevreden met de beschikbare technologie. Deze ontwikkelingen verbeteren de nauwkeurigheid van tijdschrijven en maken het proces efficiënter.
• Het feit dat 68% van de jonge advocaten de uren direct per dossier schrijft, vermindert het risico op vergeten of onjuiste registratie. Dit zorgt voor een gedetailleerder beeld van de daadwerkelijk bestede tijd en zorgt ervoor dat cliënten transparante declaraties ontvangen.
• Daarnaast is het mobiel tijdschrijven een welkome aanvulling op de traditionele methoden. Het stelt advocaten in staat om tijd bij te houden, zelfs wanneer ze onderweg zijn. Dit verbetert niet alleen de nauwkeurigheid, maar verhoogt ook de efficiëntie, aangezien ze hun tijd niet later opnieuw hoeven in te voeren.

Drang om te faciliteren

Hieruit kunnen we concluderen dat onder de jonge generatie de noodzaak, én de wil, om tijd te schrijven er wel is. Om die reden voelen we ons genoodzaakt om het tijdschrijven voortdurend te blijven ondersteunen en te stimuleren. Daarom zetten we in dit blog acht tips uiteen om uw tijd met meer gemak en plezier te schrijven.

Tip #1: Ureninvoer algemeen
De meest gebruikte tijdschrijffunctionaliteit is de ureninvoer algemeen. Wist u dat u, door te klikken op het knopje achter de datum, alle verrichtingen kunt zien, selecteren en aapassen?

Tip #2: Gebruikmaken van een timer
Uw tijd via bovenstaande manier invoeren, doet u handmatig of aan de hand van een timer. Deze kunt u starten en na verloop van tijd weer stoppen. Er wordt u vervolgens gevraagd om de tijd te schrijven op het desbetreffende dossier. Omdat we allemaal graag multitasken, is het geen probleem om meerdere klokjes tegelijk te laten lopen.

Tip #3: Scherm ureninvoer

Indien binnen uw kantoor normuren zijn ingevoerd, zijn deze op dit algemene scherm zichtbaar. In de kalender kan dit gesplitst worden weergegeven. In onderstaand voorbeeld ziet u dat de urennorm zes uur is. Eén uur daarvan is declarabel geschreven. Doordat deze onder de norm is, kleurt deze rood. 2/3 uur is niet declarabele tijd. Heeft een medewerker de urennorm niet behaald en sluit deze de applicatie af, dan krijgt hij of zij een melding dat de norm nog niet is bereikt.

Nog een slimmigheid binnen deze functie: zodra u, na invoer van een tijdregel voor een bepaald dossier, hetzelfde dossier in de volgende regel wilt gebruiken: typ dan de letter V van Vorig.

Tip #4: Werkencodes onder de loep nemen
Tijdschrijven gebeurt aan de hand van werkencodes. Deze codes ondersteunen u tijdens het omschrijven wat u heeft uitgevoerd. Werkt u al eventjes met CClaw? Dan kan het raadzaam zijn eens naar de codes te kijken. Zijn ze nog actueel of moeten er codes, zoals WhatsApp, worden toegevoegd? Kunnen de codes Fax in en Fax uit niet op archief?

Ps: oude werkencodes kunnen niet worden verwijderd, omdat er historische gegevens aan zijn gekoppeld. U kunt deze echter wel op niet actief zetten. Deze zijn dan niet meer zichtbaar bij het tijdschrijven.

Tip #5: Office koppelingen gebruiken
Werkt u met CCdms (het Document Management Systeem van Clip Consultants voor de advocatuur)? Dan zijn ook de office koppelingen zichtbaar en te gebruiken. Deze koppelingen maken het mogelijk om tijd te schrijven op het moment dat er bijvoorbeeld een:

• Word document wordt opgeslagen in CCdms;
• E-mail verzonden wordt en;
• Inkomende e-mail wordt opgeslagen.

Naast het opslaan, krijgt u automatisch de melding dat u tijd kunt schrijven.

Schrijft u consequent uw tijd tijdens het opslaan van Word documenten en binnenkomende- en uitgaande e-mail, dan wordt meer tijd geschreven en is de omschrijving gedetailleerder en transparanter. Maakt u hiervan gebruik, dan is het misschien handig om te weten dat er, in het scherm ureninvoer, een ververs-knop achter de datum staat om ook deze regels in te zien.

Tip #6: Tijdschrijven via het dossier
U kunt natuurlijk het dossier selecteren en via de knop ‘uren’ uw tijd schrijven. In de praktijk blijkt deze manier echter niet praktisch. Deze wordt vooral gebruikt om alle tijd in te zien of te wijzigen of aan te vullen.

Tip #7: Via de app
Wat nog meer opviel uit het onderzoek is dat 48% van de jonge advocaten de tijd onderweg via een app bijhoudt. Dit benadrukt de mobiliteit en flexibiliteit waar de nieuwe generatie naar vraagt. De mogelijkheid om onderweg tijd te schrijven, maakt het eenvoudiger om uren bij te houden, zelfs wanneer u niet op kantoor bent. Doordat er, alleen onder jonge generatie al, 52% de tijd niet schrijft, voelen we ons genoodzaakt deze mogelijkheid nogmaals onder de aandacht te brengen. Onze app is in een minuut gedownload. Probeer het vooral eens uit! Hier leest u meer over de CCuren App.

Tip #8: Trainingen voor bewustzijn
Organiseer met enige regelmaat trainingssessies om advocaten bewust te maken van de voordelen van het structureel tijdschrijven en de risico's van het opsparen van uren. Tegenwoordig doen we alles zo snel: even een appje sturen of een mailtje opstellen. Tijd die amper wordt opgemerkt en vaak niet wordt geregistreerd, maar wel aan het einde van de dag kan leiden tot een missend uur. Wanneer er een beter zicht is op de exacte dagbesteding, kunt u als kantoor ook beter het gesprek met elkaar aangaan. Aan de basis hiervan kan een rapportage liggen, zoals je die uit de meeste praktijkmanagement systemen zoals CClaw haalt.