Juul Leijnse - Sales Director BigHand: Spreken is zilver, zwijgen is goud; een oud Nederlands gezegde met de betekenis dat het soms goed is om ergens niet over te praten, om de dingen voor jezelf te houden. Niet iedereen heeft altijd de behoefte om te luisteren naar wat je zegt, en zeker niet op bepaalde momenten. Ik hoor menig juridische secretaresse nu zuchten; ’was dat met mijn advocaat soms ook maar zo… ‘
Het zijn juist de advocaten die (laten we het nuanceren) veelal het ondersteunend personeel van het werk houden door te roepen over de gang, of te bellen over zaken die vaak ook morgen kunnen. Altijd net op de momenten dat het secretariaat midden in een opdracht zit dat de volle concentratie en toewijding vraagt.
Ondanks dat men denkt dat het spreekwoord ‘spreken is zilver, zwijgen is goud’ een Oosterse herkomst kent, ben ik overtuigd van een oorsprong in een juridisch kantoor. Ergens daar, tientallen jaren geleden, werd het eentonige, doch rustgevende getik op de typemachine, dat weerklinkt door de zo kenmerkende hoge gangen, opgeschrikt door de brul van de advocaat. Ergens daar moet een secretaresse in één zin het gezegde hebben opgeschreven dat zelfs nu nog de gedachten van menig secretaresse allesomvattend samenpakt; ‘spreken is zilver, maar zwijgen is goud.’
Echter, doordat ik hiermee geen vrienden maak en mijn boodschap geen kracht kan bijzetten, pleit ik voor een nieuw spreekwoord anno 2014, namelijk; spreken is zilver, dicteren is goud. In mijn opinie iedereen blij, en waarom?
Ik ben al zolang als ik in de advocatuur rond loop van mening dat het meer structuur brengen in de huidige werkwijze en rolverdeling tussen advocaat en secretaresse goud waard is. Met de spraakverwerkingssoftware van BigHand is een advocaat in staat zijn boodschap luid en duidelijk over te brengen, op ieder moment van de dag, zonder de secretaresse hiermee ‘lastig’ te vallen, en zonder dat de boodschap verloren gaat. De secretaresse, vaak stukken beter in time management, kan op basis van prioriteit bepalen wanneer wat opgepakt wordt. Door haarzelf, of een collega. En is ze een keer afwezig of erg druk? Dan kan de advocaat ervoor kiezen het stuk door de geïntegreerde spraakherkenning (Dragon 12.5) te laten uitwerken. Kortgezegd; meer werk verzetten in minder tijd.
Dicteren wordt vaak als ouderwets gezien (zie mijn eerdere blog over ‘hoe antiek is dicteren’), maar mijn doel blijft steevast om juridische kantoren in te laten zien dat ze met dicteren, zowel naar secretaresse als naar computer (spraakherkenning) een nieuwe manier van werken kunnen neerzetten die past bij de tijd van nu.
