Vakspecifieke Software voor het Notariaat
Producten en diensten
NEXTassyst is een compleet en toegankelijk softwarepakket voor notariskantoren van elk formaat. Functies zoals cliëntenbeheer, dossierbeheer, automatische productie van akten, formulieren en brieven, urenregistratie en financiële administratie zijn standaard. Daarnaast worden gegevens uit onder meer GBA, Kadaster en KvK geautomatiseerd ingelezen. De belangrijkste reden voor de populariteit van NEXTassyst bij notarissen, is de ontwikkeling en doorontwikkeling van de notariële software door notarissen zélf.
Met de NEXTapp hebt u als (kandidaat) notaris 24/7 toegang tot uw dossier- en relatiegegevens. U kunt gemakkelijk de NAW gegevens van een klant opzoeken. U kunt direct vanuit de app navigeren naar het goede adres of een e-mail sturen. U kunt zien welke zaken er voor die klant in het verleden zijn gedaan en alle daarbij behorende documenten inzien en lezen. Zo hebt u direct overzicht in de klantgegevens en de klanthistorie.
Het administreren van telefoongesprekken kan een tijdrovende klus zijn. Tijd bijhouden, notities maken, relaties opzoeken: wat als dat automatisch kan?
NEXTcall registreert inkomende en uitgaande telefoongesprekken op vaste en mobiele telefoons. Het systeem houdt de tijd bij, administreert deze en u kunt gesprekken, eventueel voorzien van aanvullende notities, direct toevoegen aan het juiste dossier.
Met een volledige analyse van uren, omzet, gemiddeld gerealiseerde tarieven, kostprijs, prestaties van medewerkers en onderhanden werk kunt u voor uw organisatie de juiste beslissingen nemen. Om u hiertoe in staat te stellen biedt NEXTlegal de NEXTcontroller aan.
Hoe werkt het?
De NEXTcontroller combineert de data uit NEXTassyst met de data uit AFAS Profit of elke andere gegevensbron. Door het combineren van deze data krijgt u als notaris een volledig en goed beeld van uw kantoor.
Een van de belangrijke - en verplichte - taken van de notaris is om de identiteit van de cliënt te verifiëren. Maar hoe weet u of een identiteitsbewijs echt is? Dit is met het blote oog moeilijk vast te stellen.
Om u hierbij te helpen hebben NEXTlegal en RestPort Technologies de krachten gebundeld. Met de hard- en softwareoplossingen van RestPort Technologies kunt u vrijwel alle wereldwijd in omloop zijnde identiteitsbewijzen scannen, inspecteren en verifiëren. Met behulp van NEXTid worden de gegevens automatisch opgeslagen bij de juiste relatie in NEXTassyst.
Met de NEXTportal geeft u uw cliënten direct en online toegang tot hun dossiers. De NEXTportal is een integraal onderdeel van NEXTassyst. U kunt de toegang geven via een 'Mijn notaris'-knop op uw website of in de vorm van een per e-mail verzonden link. Na inloggen vindt de cliënt of adviseur het dossier met de documenten die u heeft vrijgegeven. Als notaris bepaalt u dus welke documenten de cliënt of derde partij kan inzien.
Met de NEXTscan kan een kantoor eenvoudig binnengekomen stukken scannen en direct aan een dossier of relatie koppelen. Met deze oplossing hoeft een kantoor dus niet de documenten te scannen naar email of iets dergelijks maar komen de gescande documenten direct in het desbetreffende dossier in NEXTassyst terecht. De meeste bestaande MFP’s (Multi Functional Printers) bieden deze functionaliteit.
In elk notarieel softwarepakket zit een mogelijkheid om te zoeken in dossiers. Je kunt zoeken op naam van partijen, naam van het dossier, rechtsgebied, passeerdatum e.d. Er is echter geen softwarepakket waar je ook rechtstreeks kunt zoeken in documenten zoals notariële en onderhandse stukken. En dat zou toch heel handig zijn.
‘Get more done’ met de award-winnende .NET gebaseerde Enterprise Edition van BigHand. Digitaal dicteren kent met behulp van BigHand geen grenzen en kan locatie onafhankelijk ingezet worden. Juridische professionals kunnen met hun stem documenten creëren, e-mails samenstellen, opdrachten opstellen en aantekeningen maken. Onderweg, op kantoor of op iedere andere locatie, bijvoorbeeld met gebruik van een iPhone of BlackBerry. Dictaten worden direct ingestuurd en flexibel door het secretariaat of Dragon spraakherkenning opgepakt en verwerkt. Insprekers kunnen de status volgen via een persoonlijke werklijst; in te zien aan de werkplek of op de weg. Geen seconde raakt verloren… Met meer dan 170.000 gebruikers wereldwijd is BigHand de absolute marktleider op het gebied van innovatieve spraakverwerking en Document LifeCycle.
ContactManager is een functierijk CRM-systeem, waarmee de communicatie en marketing gericht op specifieke doelgroepen eenvoudig kan worden ingevuld. Het systeem biedt een accurate gecentraliseerde contactendatabase, toegankelijk via de gebruikelijke kantoorapplicaties van Microsoft, een integratie met de meest gebruikte financiële en documentmanagement systemen in de juridische markt en een koppeling met de bedrijfsgegevensdatabase van de KvK en de postcodetabel.
Het robuuste DMSforLegal is geïntegreerd met Microsoft SharePoint om uitgebreide Document -en E-mail Management te vergemakkelijken. Het systeem biedt naadloze integratie met financiële systemen en is in staat om DMS processen doelmatig te organiseren. Efficiënt dossier management is gemakkelijk voor juristen aangezien alle relevante dossiers in SharePoint toegankelijk zijn via DMSforLegal. DMSforLegal is ook naadloos geïntegreerd met Microsoft Windows applicaties, zoals de Outlook e-mail cliënt, om het dagelijkse gebruik van Outlook effiectiever te maken.
LegalWord bestaat uit een set van sjablonen waarmee in Word, Outlook, PowerPoint op een snelle en consistente manier documenten, e-mailberichten en presentaties gemaakt kunnen worden. Veelgebruikte sjablonen zoals de Brief, Fax, Memo, Pleitnota en andere dagelijks gebruikte documenten, worden in een handomdraai gegenereerd met LegalWord. De toepassing zorgt er ook voor dat het opslaan in een DMS of koppelen van gegevens uit het CRM systeem automatisch wordt verzorgd. Daarnaast gebruikt LegalWord tekstblokken om documenten samen te stellen op basis van modelteksten.
