ICT voor de Juridische Praktijk

Nieuws & Evenementen


27/6/2022

Koffie drinken met: Lisa Huisman - De digitale groeispurt van het notariaat

Veel mensen verwachten dit misschien niet, maar het notariaat is één van de meest digitale beroepsgroepen”, aldus Taco van Bennekom van Lexxyn Groep Partner NEXTlegal en Lisa Huisman, Algemeen Directeur van ECH. Eén van de redenen hiervoor is de uitzonderlijk goede samenwerking in de keten, zo stellen deze aanjagers van het digitaliseringsproces van het notariaat. Hoogste tijd deze notariaatkenners eens aan de tand te voelen over de digitale toekomst van deze sector.

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 4, download nu het volledige magazine.

Al jaren werken ze samen. Stichting ECH als de “digitale brievenbus” tussen notarissen en hypothecair financiers ten aanzien van communicatie rondom hypotheken en NEXTlegal, met haar applicatie NEXTassyst, als notarieel softwareleverancier en voedingsbron van actuele data. Lisa: “Wil je het leven van de consument aangenamer en makkelijker maken, dan heb je elkaar in de woonketen nodig. Wat gaaf is, is dat de zachte samenwerking tussen ketenpartners de innovatie van de sector ten goede komt.” Taco: “Door deze warme schil om het notariaat heen, voelt innovatie voor een notaris minder spannend en worden IT-oplossingen omarmd in plaats van gevreesd.”

Transformeren binnen de kaders van de wet

Bepaalde werkzaamheden van een notaris lenen zich voor standaardisatie en automatisering. Hierdoor is de transitie naar digitaal werken jaren terug al ingezet. Lisa: “Vergeet niet onder wat voor werk- en tijdsdruk een notaris staat. Het is ontzettend druk in het notariaat en de notaris is vaak de laatste in de rij. Hij is degene waarvan wordt verwacht de hobbels in het voorgaande proces “wel even recht te trekken”.” Taco: “Gelukkig zijn notarissen ongelofelijk pragmatisch. Is er een probleem, dan lossen ze dat op. Kan er iets in het proces beter, dan nemen ze dat onder de loep. Men is zich bewust geworden van de waarde van digitaal werken. Zolang het maar binnen de kaders van de wet valt.”

“Notarissen zijn pragmatisch. Is er een probleem, dan lossen notarissen dat op.”

Stekkerdoos

Corona heeft een positieve bijdrage aan de digitaliseringsslag geleverd. Zo werd het door een noodverordening mogelijk om digitaal een akte te passeren. Taco: “Ik loop al zo’n zestien jaar in deze branche mee. Ik heb gezien dat van bijna alles op papier, het proces nu nagenoeg digitaal gestroomlijnd is. Dat is, zeker als je kijkt naar andere beroepsgroepen, knap gedaan. Ik denk dat we kunnen stellen dat het notariaat één van de meest vooruitstrevende beroepsgroepen ten aanzien van IT is. Voor een sector die nogal eens als traditioneel wordt gezien een prestatie van topformaat.”

“Wat de digitaliseringsslag vergemakkelijkt”, zo stelt Lisa, “is dat het Nederlandse notariaat een bijzondere werkwijze kent ten opzichte van andere landen om ons heen, namelijk werken vanuit één centraal platform van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Hierop draaien alle applicaties die een notaris nodig heeft om zijn ambt uit te kunnen oefenen. Hier hebben alle notarissen toegang tot. Dit maakt het relatief eenvoudig voor ketenpartners, zoals softwareleveranciers, de KvK, de Belastingdienst, het UWV maar ook ECH, om met elkaar te koppelen. Zie het als een soort stekkerdoos, waarop ketenpartners en initiatieven zijn ingeprikt. Dit versnelt de innovatie én samenwerkingen in de keten. En dat komt uiteindelijk de consument ten goede.”

Meer tijd voor klantcontact

Lisa: “De notaris van nu wil meer tijd vrijmaken voor de menselijke kant van zijn werk. Een notaris “verkoopt” niet persé een akte, maar veel meer een goede nachtrust. Een notaris is bij alle hoogte- en dieptepunten uit iemands leven betrokken. De notaris begrijpt dat hij, door digitalisering, dichter bij mensen kan komen. Hoe? Door mee te denken wat de cliënt in iedere situatie nodig heeft. Door meer digitaal te werken, houdt de notaris meer tijd over voor cliëntcontact en advisering. En juist daar ligt de toegevoegde waarde van een notaris. De drempel van “het hoge herenhuis” van de notaris is, hoe gek het ook klinkt, door digitalisering enorm verlaagd.”

“De drempel van “het hoge herenhuis” is, hoe gek het ook klinkt, door digitalisering enorm verlaagd.”

Consument in control

De komende jaren gaat binnen het notariaat sterk ingezet worden op het optimaliseren van de klantreis. Met name in relatie tot de, mede door de overheid, ingezette ontwikkeling dat de burger meer “in regie op zijn of haar data” moet kunnen zijn. Taco: “Nu moet een consument, die een huis koopt, soms wel zeven keer een ID uploaden bij verschillende loketten. Waarom? Dat zijn vragen die wij stellen en waarop wij concrete oplossingen willen bieden.” Lisa: “Ik kan me voorstellen dat de notaris in het aankoopproces van een woning meer naar voren wordt gehaald. Stel, de consument uploadt in de toekomst een ID naar de notaris of maakt gebruik van een digitale ID. De notaris valideert en authentiseert deze aan het begin van het proces, waarna de hele keten gebruikmaakt van dit ID.”

Een ander onderwerp dat het komende jaar cruciaal blijft is informatiebeveiliging. Het notariaat beschikt immers over veel vertrouwelijke data en daar dient in het huidige digitale tijdperk zorgvuldig mee om te worden gegaan. Taco: “Hierbij staat de afweging tussen gebruikersgemak en security centraal. Bouw je een digitaal proces niet goed, dan gaat de consument het niet gebruiken. We moeten onszelf voortdurend afvragen: Hoe kunnen we het de burger zo makkelijk mogelijk maken dat hij niet anders wil? En wat is de meest veilige manier om dit te organiseren?”

Trends en ontwikkelingen

“Een mooie digitaliseringsslag kan ook nog worden gemaakt ten aanzien van de hypotheekakte”, aldus Lisa. “Notarissen krijgen van de hypothecair financier voorgeschreven welk model zij moeten gebruiken voor het opstellen van de hypotheekakte. In Nederland zijn er circa 260 modellen in omloop, sterk variërend in complexiteit. Waarom zoveel diversiteit? Wat als we in plaats daarvan één, of twee, geautomatiseerde en geüniformeerde modellen gaan gebruiken? Dat zou het leven van notarieel medewerkers een stuk eenvoudiger maken. Bovendien kan de data uit die akte automatisch worden verwerkt en passen hypothecair financiers automatische aktecontroles toe, zonder dat er nog een medewerker aan te pas komt. Doordat de kans op fouten daarmee aanzienlijk verkleint, neemt de kwaliteit van de data ook nog eens toe. Het zal de nodige inspanning vergen, maar levert uiteindelijk iedereen in de keten winst op én juist daarom maken we ons bij ECH graag hard voor dit soort vraagstukken. Samenwerking met ketenpartners zoals NEXTlegal is cruciaal voor het slagen hiervan.” Taco: “Modellen zijn inderdaad een interessante ontwikkeling waar ook wij veel mee bezig zijn. Een notaris kan in de toekomst zeggen: “Je koopt bij mij advies en de akte krijg je gratis”. Dan krijg je een ander businessmodel, maar wel één die toekomstgericht is.”

“Een notaris kan in de toekomst zeggen: Je koopt bij mij advies en de akte krijg je gratis.”

Vragen we Lisa en Taco naar andere trends dan passeren diverse zaken de revue. Zoals Business Intelligence om gericht te sturen, maar ook het actief bedrijven van marketing. Taco: “Voor een cliënt die langskomt in verband met een hypotheekakte, kan de notaris vervolgens het hele verdere leven van meerwaarde zijn. Testament, schenking, bedrijfsoprichting, huwelijk, scheiding, voogdij, estate planning, erfenis: daarover kun je in contact blijven.

Digitalisering helpt met geautomatiseerde contactmomenten of reminders. Kortom de notaris gaat zich verder ontwikkelen van “noodzakelijk kwaad” tot levenslange trusted advisor, daarvan ben ik heilig overtuigd.” Lisa beaamt dat volmondig: “Ondanks dat er al heel veel in het notariaat digitaal gaat, zijn er nog legio mogelijkheden en kansen. Samenwerken in de keten is daarbij zoals gezegd een must. Bovendien geldt dat IT een middel moet zijn, niet een doel op zich. Het faciliteert de notaris, maar zal deze nooit kunnen vervangen!”



Lisa Huisman | Algemeen Directeur ECH

Over Lisa

Lisa is sinds 2011 werkzaam voor Davinci en daar probeert zij van grote toegevoegde waarde te zijn met haar enthousiasme, sterke netwerk binnen het notariële en het financiële domein en haar vaardigheden ten aanzien van marketing, communicatie en HR.

Met een notariële studie als achtergrond mocht zij samen met een geweldig team IT-oplossingen bedenken en implementeren voor het notariaat. Na dat 4 jaar met veel plezier (en resultaat) te hebben gedaan, werd zij gevraagd eindverantwoordelijk te worden voor Stichting ECH. Samen met het team van professionele & deskundige medewerkers is ECH de afgelopen 7 jaar ‘volwassen’ geworden. Het team groeide, de volumes op het platform namen toe, de financiële situatie verbeterde en het marktaandeel verdrievoudigde.

Haar kracht ligt bij de authentieke managementstijl - waarbij openheid, betrokkenheid en positieve energie de kernwoorden zijn - om zo samen met het team hard te werken en successen te behalen.

NEXTlegal is dé aanbieder van geïntegreerde software voor de advocaat, notaris en bedrijfsjurist. Wij bieden u een kloppend digitaal hart en bevrijden u graag van complexe en gedateerde software.
https://www.nextlegal.nl/

Neem contact met ons op

Lexxyn Groep
Paterserf 3
4904 AA Oosterhout

088 002 84 00
info@lexxyn.nl

Contact

Blijf op de hoogte

Meld u aan voor de nieuwsbrief

Twitter LinkedIn Facebook

Wat zijn de plannen op het gebied van digitalisering van de Nederlandse Advocatuur? U leest het in onze Benchmark.

Download gratis