Uw kantoor is een kaartenhuis
Het goed functioneren van een juridisch kantoor is wat mij betreft gestoeld op vier opeengestapelde lagen. Elke laag ondersteund en afhankelijk van een stabiele laag daaronder. Wankelt een van de pijlers in een laag? Dan storten de lagen daarboven, als een kaartenhuis, in één. In dit artikel neem ik u, van boven naar onder, mee langs de vier lagen. Met op de top een uitmuntende dienstverlening aan uw cliënt. De reden dat ik bovenaan begin, is dat de laag onder een wankele laag vaak blijft staan als het wankelen omslaat in instorten.
Hetzelfde doen met minder apps: bellen via Microsoft Teams
Gemiddeld gebruiken we 9 verschillende apps per dag om ons werk te kunnen doen. Dat is dus over de dag heen een hoop schakelen en klikken tussen schermpjes. Het is voor gebruikers dan ook fijn als het aantal apps dat men nodig heeft, gereduceerd kan worden. Zo zullen veel medewerkers momenteel om te communiceren met collega’s en cliënten gebruik maken van verschillende applicaties: Teams is één van de populairste applicaties om intern mee te communiceren, maar de softphone - of het bureautoestel - blijven nodig om externe telefoontjes te ontvangen en om uit te bellen.
Werk in uitvoering sinds corona
Jaren geleden konden we al thuiswerken. De ICT oplossingen waren beschikbaar, maar weinig mensen deden het. Het was geen gemeengoed en werd door werkgevers niet gestimuleerd. Corona verplichtte ons vanuit huis te werken. Toen moesten we. Nu mogen we. Hoe zorgen wij ervoor dat de technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren niet verzanden als "alternatieve werkwijzen”, maar dat deze echt het nieuwe normaal worden? Aan de hand van een casus schets ik een ideaal landschap van hybride werken voor u.
Acht meest gestelde vragen over ons Document Management Systeem
Het aantal gebruikers van ons Document Management Systeem (CCdms) groeit gestaag. Logisch: een DMS vergroot de vindbaarheid van documenten en zorgt ervoor dat u sneller en veiliger binnen dossiers werkt. Door deze groei in gebruikers, neemt inherent ook het aantal vragen over het DMS toe. Daarom in dit artikel: de acht meest gestelde vragen over het gebruik van CCdms. Handig voor bestaande gebruikers (want: hoe gebruikt u het systeem beter) én voor potentiële gebruikers (want: wat kan er allemaal wel en niet in CCdms).
Waarom makkelijk doen als het moeilijk kan
Mensen houden niet van verandering. Dat is, naar mijn mening, de reden waarom kantoren vaak vasthouden aan de bestaande werkwijze om overeenkomsten op te stellen. Dat betekent Word sjablonen, maar ook stukken tekst die in de loop der tijd door het kantoor zijn verzameld. Tekstblokken die medewerkers, aan de hand van kopieer- en plakwerk, opnieuw blijven gebruiken. Kantoren willen graag vasthouden aan het bekende, ook als een nieuwe werkwijze hen meer gemak en tijdwinst oplevert. Zodra verandering om de hoek komt kijken, lijken kwaliteit en efficiency minder belangrijk.
