ICT voor de Juridische Praktijk

Blog


31/3/2020

Videobellen voor de juridische praktijk: wat mag en kan er allemaal (niet)?

Het coronavirus dwingt ons allen creatief met de invulling van ons werk om te gaan. Werk thuis waar mogelijk. Maar u en ik hebben allemaal op social media de pleidooien van diverse beroepsgroepen gezien dat zij niet kunnen thuiswerken, laat staan hun werk via een videoverbinding uit kunnen voeren. Ook onder juristen heb ik deze oproepen gezien en wordt er gekeken naar de beroepsorganisaties zoals de KNB, KBvG en NOvA voor antwoorden. Ik wil in dit blog graag wat zaken rondom het werken op afstand, met name het videogedeelte, op een rij zetten om uit te lichten wat er allemaal mogelijk is voor de juridische praktijk.

Videobellen voor de advocatuur

Voor het contact met cliënten, OM, de Rechtspraak et cetera, kan het afhankelijk zijn van het rechtsgebied waarin u opereert of een videoverbinding ingezet mag worden. Voor de meeste rechtsgebieden zijn er geen echte beperkingen. Zolang de gebruikte software maar veilig en betrouwbaar is, maar daar kom ik later op terug.

Voor één rechtsgebied was er tot voor kort een bijzonderheid, namelijk voor hen die betrokken zijn bij strafprocessen. Er waren vijf uitzonderingen in het strafrecht opgenomen in een “Besluit Videoconferentie” waarbij videoconferenties zogenaamd categorisch werden uitgesloten.

Strafprocessen waarbij:

  1. Minderjarigen betrokken waren;
  2. Verdachten met een stoornis of een gebrekkige ontwikkeling van geestvermogen betrokken waren;
  3. Verdachten van zedenmisdrijven betrokken waren waarbij voorlopige hechtenis is toegelaten;
  4. Er door het strafbaar feit een dodelijk slachtoffer was te betreuren;
  5. Het slachtoffer gebruik wilde maken van zijn/haar spreekrecht.

20 maart 2020 is middels een publicatie in het Staatsblad bekend gemaakt dat, om meer ruimte te geven aan de ontwikkeling van het strafrecht (en vermoedelijk niet geheel onder invloed van de corona ontwikkelingen) de categorische uitsluiting van videoconferenties is geschrapt. De ketenpartners moeten nu onderling bepalen of videoconferentie een passende manier van communiceren is.

We zien in de praktijk dat de ene rechtbank of ketenpartner daar verder mee is dan de ander, en dan komt nog het punt: via welk systeem gaan we dat dan doen? Hiervoor wordt nu door sommigen gekeken naar de NOvA, maar die verwijst vooral naar het besluit dat ik net aanhaalde. Een universeel te gebruiken systeem wordt hierin niet benoemd, dus ook hierin moeten voor nu ketenpartners onderling kiezen wat voor hun het beste werkt.

Interessant om te noemen is dat in het besluit aandacht is voor plekken waarmee momenteel door technische beperkingen geen videoverbinding te leggen is. Denk bijvoorbeeld aan rechtbanken of verhoorkamers waar geen goed (mobiel) netwerk beschikbaar is. Het besluit beschrijft dat hier in de toekomst dus iets aan moet worden gedaan om verdere ontwikkeling mogelijk te maken. In een los hoofdstuk wordt hier ook gepleit voor financiële middelen om dit mogelijk te maken.

Videobellen voor het notariaat

Het notariaat heeft het iets moeilijker dan de advocatuur als het gaat om de vrijheid om dit soort systemen in te zetten. Voor bijna alles wat een notaris met zijn of haar cliënt moet doen om een stuk te passeren, is de fysieke aanwezigheid en identificatie door de notaris verplicht. De natte handtekening is hier nog lang niet uitgestorven.

In Nederland zou het kunnen beantwoorden aan de EU richtlijn omtrent het digitaal oprichten van B.V. ’s in augustus 2021 pas een van de eerste echte digitale ambtshandelingen worden. Dat is allemaal nog ver weg voor veel kantoren. Er wordt op dit moment wel onder leiding van de EPN gepleit om een “Skype” testament mogelijk te maken bij wet. Dit wordt ingegeven door het feit dat mensen die momenteel in het ziekenhuis liggen met corona, niet meer in staat zijn lijflijk te kunnen verschijnen voor de notaris voor het opstellen van hun testament.

Nu denk je: ja logisch toch dat we het digitaal gaan oplossen? Maar het probleem is dat er nu in de sector zelf meningsverschillen ontstaan over of dit nou al wel of niet mag. De KNB meent dat de huidige wetgeving al voldoende ruimte biedt, maar organisaties als de EPN zien dus nog beren op de weg. Ik haal hiervoor deze LinkedIn post van André Nuytinck, hoogleraar privaatrecht, aan die ook zijn duit in dit zakje doet. Het onderwerp heeft inmiddels op de agenda gestaan van de vaste kamer commissie voor Justitie & Veiligheid, maar een duidelijk antwoord is er nog niet.

Videobellen voor deurwaarders

Ook voor de deurwaarder is voor het overgrote deel van zijn werk een fysieke aanwezigheid echt benodigd. Hier is het videobellen met name handig in het contact met opdrachtgevers en collega’s, maar heeft in het betekenen van een exploot nou niet direct een functie of oplossing. Omdat een exploot ook door de brievenbus uitgebracht mag worden, is wellicht hier de impact ook wel te overzien. Het werk kan doorgaan zoals men al deed, omdat de noodzaak voor menselijk contact al teruggebracht was.

Met welke tools kun je nou het beste werken?

Geen van de beroepsgroepen stelt een bepaald pakket of systeem als vereiste voor het onderhouden van videocontact. Daarom zetten wij zelf een aantal spelers op een rij, met hun eigenschappen:

  • Microsoft Teams
    De opvolger van het zakelijke Skype en inmiddels wereldwijd door 40 miljoen mensen gebruikt. Omdat toegang via uw zakelijke Office licenties loopt, en de verbindingen beveiligd zijn, is dit een uitstekende applicatie om binnen en buiten uw kantoor contact te onderhouden met beeld en geluid. Dit kan niet alleen met mensen die een account hebben voor Teams, maar u kunt ook mensen uitnodigen die geen Teams gebruiken. Zij loggen dan via een webportaal in onder hun eigen naam zonder daarvoor een account te hoeven maken.

    Daarnaast kunt u ook via gewone audio bellen, bestanden delen, tegelijkertijd in één document werken of samen naar één scherm kijken. De mogelijkheden zijn relatief eindeloos en het pakket wordt inmiddels steeds meer gezien als de standaard voor online vergaderen. Mede ook omdat het zeer goed koppelt en integreert met andere Office producten en zelfs kan integreren met bestaande telefoniesystemen.

  • Skype

    De particuliere versie van Skype bestaat nog, maar is in zakelijke omgevingen niet echt aan te raden. Skype werkt namelijk met individuele accounts en is daardoor slecht centraal te beheren. Tevens is de ontwikkeling van Skype door Microsoft op een laag pitje gezet. Microsoft heeft ook onlangs een particuliere versie van Teams aangekondigd, wat de nagel aan de doodskist van Skype lijkt te zijn.

  • WhatsApp
    WhatsApp is qua communicatiemiddel eigenlijk onmisbaar geworden. U kunt er mee videobellen, audiobellen, chatten, et cetera. En alles is ook nog eens end-to-end encrypted. Het is dus feitelijk best veilig. Nadeel: WhatsApp is eigendom van Facebook en daarmee bent u overgeleverd aan de grillen van een bedrijf wat nou niet bepaald de reputatie heeft veel te geven om uw privacy. Het is daarmee niet per definitie gelijk een slecht pakket, het heeft voor bijvoorbeeld een 1 op 1 overleg zeker toegevoegde waarde, maar die privacy gedachte speelt, ondanks de technisch op zich goede waarborgen, toch altijd mee in het achterhoofd.

  • FaceTime
    Apple apparaten worden al lange tijd uitgerust met FaceTime, de beeldbel applicatie van Apple. Deze werkt uitstekend met een goede beeldkwaliteit, maar deze werkt wel alleen als uw contact wilt leggen met andere FaceTime gebruikers. Iemand met een Android toestel kan u er dus niet mee bellen. Dat is nogal een beperking als u hiervan gebruik wilt maken met andere ketenpartners.

  • Zoom
    Zoom is ook een applicatie die net als Microsoft Teams de laatste tijd enorm snel terrein aan het winnen is. Zoom is een goede vergader- en overlegapplicatie en vervult in grote lijnen ook alle behoeften die advocaten of notarissen zouden kunnen stellen. Technisch gezien dus een prima product, maar de laatste tijd komen er steeds meer bezwaren naar boven tegen Zoom. ICTRecht kwam erachter dat wie Zoom gratis wil gebruiken, net als bij al het andere wat gratis is, er toch op een bepaalde manier voor wordt betaald. Namelijk met uw data. ICTRecht geeft op hun website tips over hoe Zoom “AVG proof” gebruikt kan worden. Zoom deelt volgens verschillende bronnen ook data met Facebook, maar heeft inmiddels bekend gemaakt te willen stoppen met het delen van deze data. Zoom is ook nog eens een pakket wat op dit moment midden in het vizier van veel cybercriminelen ligt en daardoor een verhoogd risico op hacks heeft. Technisch een functioneel dus een goed pakket, maar "use with caution".

  • Coligo Meetings Pro
    Met Coligo Meetings Pro kunt u vergaderen met groepen tot 10 personen. Meetings kunnen ook worden opgenomen en er kan met reguliere telefoonnummers worden ingebeld. Net als bij Zoom en Microsoft Teams is het mogelijk om uw scherm te delen om samen naar documenten te kijken en kunt u volledig via een browser werken waardoor geen aanvullende software nodig is. Coligo kan nu tot september gratis gebruikt worden via Lexxyn Groep Partner Helder Telecom & ICT, daarvoor kunt u zich registreren via deze link.

  • Google Hangouts
    Dit is een mooie oplossing voor wie met name geïnteresseerd is in het video/audio contact met meerdere mensen. Het is webgebasseerd en kan door iedereen met een Google of Gsuite account worden gebruikt. Er is een gratis versie die eenvoudige vergaderfuncties biedt, en wie een betaalde Gsuite gebruikt krijgt toegang tot een completer pakket aan functionaliteiten. Een mooi alternatief op Teams voor hele kleine kantoren, of mensen die slechts heel incidenteel online vergaderen en dus niet aan een betaalde variant willen vastzitten met licenties. Mijn kanttekening bij Hangouts blijft, ondanks goeie technische waarborgen zoals encryptie, dezelfde als bij WhatsApp: het is een gratis product van een bedrijf dat leeft van advertenties en je privacy. Gratis bestaat niet, en dat is geen fijn idee om in je achterhoofd te moeten houden. Dus ook hier: use with caution.

Op dit moment zien we dat er door advocaten en notarissen echt allerhande tools worden gebruikt en voor iedere casus is er wel iets “het beste”. WhatsApp en FaceTime zijn bijvoorbeeld al breed beschikbaar en snel in te zetten door bijna alle ketenpartners. Teams is momenteel van bovenstaande lijst wel het pakket met de meeste mogelijkheden als u het op de lange termijn bekijkt: het pakket wordt veel gebruikt en biedt zoveel functies dat het ook veel meer waarde biedt aan het kantoor dan enkel het videobellen. Het is een volwaardig communicatie- en samenwerkingsplatform, dat ook nog eens mooi integreert met bestaande telefonie oplossingen. Een manusje van alles, dat kan wat u vandaag wilt kunnen, met nog heel veel toekomstig te ontdekken potentieel.

Wilt u weten welke oplossing het beste bij uw kantoor past? We geven u graag een passend advies. Neem contact met ons op voor een telefonische kennismakingsafspraak.


Bronnen:

https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6647806764530089984/
https://www.advocatenorde.nl/dossier/coronavirus
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2020-101.html
https://www.advocatenblad.nl/2020/03/26/rechtsbijstand-op-afstand-suboptimaal/

Als Marketing Manager is Tom verantwoordelijk voor alle marketing en communicatie van Lexxyn Groep. Met een technische en communicatie achtergrond schrijft hij met name over de technologische en bedrijfskundige ontwikkelingen die interessant zijn voor de juridische sector.

Neem contact met ons op

Lexxyn Groep
Paterserf 3
4904 AA Oosterhout

088 002 84 00
info@lexxyn.nl

Contact

Blijf op de hoogte

Meld u aan voor de nieuwsbrief

Twitter LinkedIn Facebook