ICT voor de Juridische Praktijk

Blog


12/11/2018

Veilig mailen, zo makkelijk is het!

Eugène Haarmans - Commercieel Directeur Clip Consultants: Het zal u niet ontgaan zijn: met ingang van 25 mei 2018 is de AVG Wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in de gehele EU van kracht. Dit heeft gevolgen op allerlei terreinen binnen uw praktijk. Een belangrijk onderdeel is dat u de zekerheid moet en wil hebben dat u veilig en vertrouwd documenten en bestanden digitaal kunt uitwisselen met uw cliënten. Zij moeten immers op u kunnen vertrouwen.

Ook de NOvA is daar ook duidelijk over, zij hebben laatst een aantal quick wins op het gebied van dataveiligheid op een rijtje gezet.

Waarom veilig mailen?
Zowel privé als zakelijk is e-mail een zeer breed gebruikt communicatiemiddel en speelt een belangrijke rol in ons dagelijks leven. Onderzoek toont aan dat e-mail ook in de komende jaren het belangrijkste zakelijke communicatiemiddel zal blijven. Máár: mailen blijft bijzonder kwetsbaar. Verkeerd of onveilig e-mailgebruik is verantwoordelijk voor ongeveer 40 procent van alle datalekken.

U maakt wellicht ook wel eens gebruik van programma’s als We Transfer, Google Drive of Drop Box. Het probleem is dat u die programma’s gratis mag gebruiken voor persoonlijke bestanden. En daar is de AVG helemaal niet van toepassing. Het is dan ook niet mogelijk om bij gratis gebruik een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Dat men deze diensten is gaan gebruiken voor ‘zakelijke’ doeleinden, daar hebben die programma’s geen boodschap aan. Maar hoe kunt u dan het beste die (grote) bestanden versturen?

CCsafemail
Het is dus van belang om veilig te kunnen communiceren, zeker als het informatie betreft met persoonsgegevens of andere gevoelige (dossier) informatie. Maar we willen niet dat dat ten koste gaat van het gemak van communiceren via e-mail. Daarom hebben wij CCsafemail ontwikkeld waarmee u veilig en op de vertrouwde manier kunt mailen. CCsafemail kan volledig worden geïntegreerd binnen uw vertrouwde e-mailomgeving. Tevens wordt het afgestemd op de huisstijl van uw kantoor.

Hoe werkt CCsafemail?
Heel eenvoudig. In uw Outlook komt een extra knop voor het beveiligd mailen. U kiest zelf welke mail u beveiligd wilt versturen. Uw cliënt (of welke ontvanger dan ook) ontvangt een mail met daarin een unieke link om via een website documenten te kunnen ophalen. Separaat ontvangt uw cliënt via SMS een pincode. U zult dus wél een mobiel nummer moeten hebben van de beoogde ontvanger. Als het contact al bekend is wordt het mobiele nummer automatisch ingevuld. De unieke link in combinatie met de unieke pincode stellen de klant in staat om de documenten in te zien dan wel te downloaden. Veilig, vertrouwd en volledig transparant.

Hoe veilig is CCsafemail?
Zeer veilig. Kiest u ervoor om uw documenten bij CCsafemail neer te zetten dan bent u ervan verzekerd dat alle gegevens versleuteld worden opgeslagen. Alleen díe persoon die én de link én de pincode heeft, kan de documenten opvragen. De documenten worden pas leesbaar gemaakt bij het opvragen door uw cliënt. Er zit bovendien géén maximum aan de grootte van de te versturen bestanden.

Wat moet ik doen om CCsafemail te activeren?
Al u gebruik wilt maken van deze mailoptie en benieuwd bent naar de kosten neem dan contact op met ons via deze mailbutton.

Neem contact met ons op

Lexxyn Groep
Paterserf 3
4904 AA Oosterhout

088 002 84 00
info@lexxyn.nl

Contact

Blijf op de hoogte

Meld u aan voor de nieuwsbrief

Twitter LinkedIn Facebook