ICT voor de Juridische Praktijk

Blog


10/6/2020

Het beheren van en samenwerken aan documenten: hoe doe je dat?

Samenwerken aan een document, en het beheren hiervan, heeft bij veel organisaties nog het meeste weg van een potje tafeltennis. e-mailt een eerste versie van een document naar een collega, die kijkt ernaar, en die volleyt het document met suggesties vervolgens in een attachment weer terug. gaat weer verder en e-mailt een volgende versie over het net, die opnieuw vakkundig per e-mail wordt teruggeslagen met meer commentaar.  

Zie het nu alleen even niet zo dat we constant hetzelfde balletje aan het overslaan zijn. Nee, elke keer dat iemand het document of het balletje slaat, verschijnt er een nieuw balletje en blijft het oude balletje over tafel stuiteren. Op den duur ontstaat er verwarring, want wat was nou het balletje waarmee we aan het spelen waren..? 

We zijn van ver gekomen

Dit probleem kent zijn oorsprong in de manier waarop we al die tijd documenten hebben opgeslagen en gedeeld. In veel organisaties begon informatie delen via een centrale netwerkschijf, waarop documenten in een mappenstructuur werden bewaard. Zo’n bestand had feitelijk twee statussen: geopend, of niet geopend. Als een bestand niet geopend was kon er mee doen en laten wat wilde. Maar als een bestand werd geopend, werd het door het besturingssysteem bevroren en mochten alleen het programma en de gebruiker die op dat moment het bestand open hadden staan, er iets mee doen. Een bestand kon dan door anderen enkel als “alleen lezen” worden geopend. 

Begin met goed beheer

Documenten op een netwerkschijf zijn lastig te doorzoeken. Er kan bijna geen versiebeheer toegepast worden (iedere nieuwe versie moet dan als een nieuw document opgeslagen worden als de oude info bewaard moet blijven) en de inhoud van de documenten is nagenoeg niet te doorzoeken. Dat betekent dat u voor het vinden van documenten in eerste instantie overgeleverd bent aan de mappenstructuur, de herkenbaarheid van de bestandsnaam en de kennis of herinnering van medewerkers waar een document was geplaatst 

Er is in de afgelopen jaren een hoop veranderd op het gebied van documentbeheerDoor de bestanden in een zogenaamd DMS, Document Management Systeem, te zetten eeventueel te combineren met de nieuwste versie van Office / Microsoft 365, wordt er opeens veel meer mogelijk met een bestand dan voorheen op de netwerkschijf.  

Document Management Systemen

Het DMS is eigenlijk een hele grote database waarin de documenten in een logische structuur, in worden ondergebracht. De bestanden kunnen nog steeds fysiek op een netwerkschijf staan, maar het DMS beheert als een soort bibliothecaris al deze documenten, e-mails, versies, en bij welke dossiers of cliënten een document hoort. De databasestructuur zorgt voor twee dingen:  

  1. Het DMS fungeert als een soort tussenlaag die de toegang tot het bestand controleert en kan afstemmen. Zo kan de laatste versie van Office 365 bijvoorbeeld meerdere mensen tegelijk in een document laten werken als deze in een SharePoint gebaseerd DMS staat. Wie dan een document via bijvoorbeeld Microsoft Teams opent, ziet de tekstcursor van de andere auteur(s) live meebewegen en meeschrijven. 

    Door via Teams te werken worden bovendien gelijk e-mailkettingen voorkomen, omdat via de chat of in de commentaren van het document, een collega eenvoudig bij het proces betrokken kan worden. Met de juiste configuratie is het zelfs mogelijk onder strikte veiligheidsvoorwaarden een externe aan een document mee te laten werken. 

  2. Het DMS is in staat om een geüpload document van veel nuttige extra (meta)informatie te voorzien. Zo kunnen bijvoorbeeld tags worden toegevoegd aan documenten, zoals een cliëntnaam of een documenttype (contract, brief, e-mail, dagvaarding et cetera) om het terugvinden via de zoekfunctie gemakkelijker te maken. Ook bieden de meeste DMS-systemen automatisch versiebeheer, waardoor men altijd ziet wat de recentste versie is en, indien nodig, het document teruggezet kan worden naar een eerdere versie. Dit voorkomt de opeenstapeling van documenten, omdat er altijd vanuit één document gewerkt wordt, waarbinnen alle wijzigingen worden opgeslagen. 

Integreren

Veel DMS-systemen kunnen worden geïntegreerd met praktijkmanagementsystemen. Voor processtukken of documenten die direct met een cliënt te maken hebben, is het altijd verstandig om deze vanuit het praktijkmanagementsysteem te starten, zodat deze later weer makkelijk terug te vinden zijn. Zo heeft Clip Consultants het CCdms ter aanvulling op CClaw, hebben NEXTassyst en NEXTmatters een DMS functionaliteit, en integreert DMSforLegal van Epona Legal, met bijna alle bekende praktijkmanagementsystemen. Ook zijn de meeste DMS-systemen te integreren met de Office 365 suite, zodat u direct vanuit Word, Excel, Powerpoint en Outlook informatie kunt opzoeken en opslaan in het DMS.

Er zijn ook documenten die niet direct aan een cliënt gerelateerd zijn, maar waaraan u toch wilt samenwerken. Denk aan de tekst voor een nieuwsbrief, een blog of een vacaturetekst. Natuurlijk kan dit ook via het praktijkmanagementsysteem, maar met Microsoft Teams is dit net zo eenvoudig. Het document is dan wel centraal bewaard en makkelijk te bewerken, maar omdat het document daarna vaak weer weg kan hoeft u niet uw praktijkmanagementsysteem ermee te vervuilen. Het gebruik van Teams zorgt ook dat het document in de planner van Office 365 is te gebruiken. 

Onmisbaar voor overzicht en gemak

Een DMS in combinatie met Office 365 is dus een goede toevoeging voor ieder kantoor dat documenten eenvoudig wil beheren, met meerdere mensen tegelijk aan documenten moet werken, en af wil van de rommelige netwerkschijf en de kettingen van e-mail attachments.

Wilt u weten welk DMS het beste past bij uw kantoor?
 Neem contact met ons op, we adviseren u graag! 

Als Marketing Manager is Tom verantwoordelijk voor alle marketing en communicatie van Lexxyn Groep. Met een technische en communicatie achtergrond schrijft hij met name over de technologische en bedrijfskundige ontwikkelingen die interessant zijn voor de juridische sector.

Neem contact met ons op

Lexxyn Groep
Paterserf 3
4904 AA Oosterhout

088 002 84 00
info@lexxyn.nl

Contact

Blijf op de hoogte

Meld u aan voor de nieuwsbrief

Twitter LinkedIn Facebook