ICT voor de Juridische Praktijk

Blog


29/5/2019

Een juridisch kantoor splitsen: 8 punten om bij stil te staan

Claudia Heemskerk, Operationeel Manager en Tom Jansen, Marketing Manager Lexxyn Groep: In 1917 meende Ernest Rutherford de moeilijkste splitsing ooit gerealiseerd te hebben: de splitsing van het atoom. Rutherford had toen duidelijk nog nooit een juridisch kantoor gesplitst, want ook de energie die daar bij vrij komt kan een hoop kopzorgen opleveren. Eerder schreven we een artikel over we het samenvoegen van juridische kantoren, in dit artikel bespreken we 8 punten waar u over kunt nadenken als een juridisch kantoor gaat splitsen.

1. De digitale informatie: het ontvlechten van een Gordiaanse knoop

Het lijkt onbegonnen werk: van advocaten of notarissen die al jaren bij elkaar zijn uitzoeken welk dossier en welk stukje informatie met wie mee mag na de splitsing. Dit is geen gewone “CD van jou CD van mij” situatie. Want welke delen van dossiers zijn geheim, en “van wie” is een relatie precies? Dit vraagstuk gaat over meer dan alleen de informatie in bijvoorbeeld uw kantoorsoftware. Dit gaat ook om gegevens op bijvoorbeeld een netwerkschijf en in e-mails. Een informatielandschap dat over de loop van jaren zo uitgebreid en onoverzichtelijk is geworden dat het bijna niet meer te ontwaren is zonder professionele hulp.

Informatie die niet meer bij de achterblijvende jurist hoort moet, als dat conform regelgeving kan, vernietigd worden na overdracht. Houdt hierbij wel rekening met bewaarplichten en bijvoorbeeld de Archiefwet. De informatie uit het oude systeem die wordt meegenomen naar een nieuw kantoor moet daar wel weer in het nieuwe softwarepakket passen. Kiest de afsplitsing voor hetzelfde pakket dan is de conversie vaak eenvoudig te realiseren, maar stapt men over naar iets anders dan moet er eerst een conversie worden gedaan.

2. Domeinnamen: wat is van wie?

Een domeinnaam heeft een juridische eigenaar, een natuurlijk persoon of bedrijf die de domeinnaam in bezit heeft. De eigenaar van een .nl domeinnaam kan worden opgevraagd bij de SIDN (Stichting Internet Domeinregistratie Nederland). Als de domeinnaam is geregistreerd door de “vertrekkers” dan is het logisch dat de domeinnaam over wordt geschreven naar de achterblijvende juristen. Dit kan gedaan worden bij de zogenaamde registrar, het bedrijf dat namens een klant de domeinnaam registreert bij de SIDN en deze technisch beheerd.

3. Wijzig wachtwoorden en deactiveer accounts

In veel kantoren wordt, tegen alle adviezen in, gebruik gemaakt van gedeelde accounts voor bijvoorbeeld softwarepakketten of online diensten. Het is daarom verstandig om wanneer iemand het kantoor verlaat de wachtwoorden van systemen waar de vertrekkende collega(‘s) toegang toe hadden te wijzigen en alle persoonlijke accounts te deactiveren. Zo voorkomt u dat men nog ongeoorloofd in de oude systemen kan kijken. Zogenaamde Single Sign On (één centraal beheerde persoonlijke identiteit voor veilig toegang tot meerdere sytemen) oplossingen zorgen er voor dat dit proces snel en efficiënt kan worden geregeld.

4. E-mailadressen: wat te doen met inkomende e-mail op oude persoonlijke adressen?

De vertrekkende juristen verliezen bijna vanzelfsprekend ook hun oude persoonlijke e-mailadressen. Adressen waar ze waarschijnlijk over de jaren een hoop contacten en netwerk mee onderhouden. Wat moet er gebeuren met e-mails die nog binnenkomen op deze adressen nadat iemand is vertrokken; Worden deze doorgestuurd? Gaat het adres gewoon uit de lucht? Moet er een automatisch antwoord worden ingesteld? En hoe zit het met geheimhoudingszaken die in die mailbox binnen komen? Vragen waar u samen overeenstemming over moet bereiken.

5. Huisstijl: sjablonen aanpassen

Bij de “achterblijvers” en de “vertrekkers” moet vaak het een en ander gebeuren aan de huisstijl. Nieuwe of aangepaste logo’s, website, visitekaartjes, briefpapier, en niet als laatste te vergeten: de sjablonen van uw Office documenten. Huisstijlsjablonen voor bijvoorbeeld Word, Excel, PowerPoint et cetera moeten allemaal worden nagelopen en bijgewerkt. Als deze sjablonen zijn opgenomen in uw kantoorsoftware is het zaak hier tijdig uw softwareleverancier bij te betrekken voor een goede inventarisatie en omzetting. Ook moet bij de hele organisatie de e-mail handtekening worden bijgewerkt.

6. Archief en administratie: wie is verantwoordelijk?

Informatie die onderhevig is aan een bewaarplicht moet geborgd zijn en iemand moet hier de verantwoordelijkheid voor nemen. Een gedeelde boekhouding moet bijvoorbeeld wel door iemand bewaard worden. Gaat dit deel dan mee naar degene die afsplitsen, of blijft het bij de achterblijvers?

Dan is er nog de administratie. Waar u als ondernemer rekening mee moet houden is dat u een aantal plichten heeft als het bijvoorbeeld gaat om het tijdig doen van aangiften voor de BTW/OB en IB. Dit moet namens het achterblijvende kantoor worden gedaan, waar de vertrekkende juristen als natuurlijk persoon onderdeel en dus mogelijk een verplichting in hebben, ook al zijn ze een nieuw kantoor gestart. Het splitsen van de boekhouding op zich komen we in het volgende punt op.

7. Financiën: onderhanden werk, debiteuren en administratie

De boekhouding moet ook ontward worden. Wat moet er bijvoorbeeld gebeuren met werkzaamheden die nog niet zijn gefactureerd? Hoe worden deze uit de systemen gesplitst? Hier komt het er met name op neer dat er eerst goede afspraken moeten worden gemaakt over hoe het werk verdeeld wordt. Als een splitsende jurist een cliënt meeneemt naar een nieuwe praktijk moet de declaratie misschien ook wel gesplitst worden over de oude en nieuwe praktijk. Dit zijn situaties die per praktijk verschillen.

Ook de debiteurenposities moeten geanalyseerd worden. Werk wat al wel gedeclareerd maar nog niet betaald is moet uiteindelijk bij de juiste partij op de bankrekening komen. Ook dit komt weer neer op goede afspraken maken, maar vergt ook een gedegen scheiding in de boekhouding.

Uiteindelijk draait het dus om twee zaken: het maken van goede afspraken over de verdeling van de inkomsten en over hoe de boekhouding technisch  gesplitst moet worden. Het splitsen van een boekhouding is bepaald geen sinecure. Goed advies inwinnen van uw boekhoudsoftwareleverancier is hier ten zeerste aan te raden.

8. De automatisering van het nieuwe kantoor regelen

Op het gebied van automatisering moeten er nieuwe keuzes gemaakt worden. Willen jullie met het nieuwe kantoor bijvoorbeeld zelf investeren in hardware om je software op te draaien, of willen jullie werken vanuit de cloud en per maand betalen? En welke software wordt dat dan? Hiervoor moeten er een aantal afwegingen gemaakt worden op het gebied van veiligheid, gebruiksgemak en toegankelijkheid van de ICT-omgeving.

Over dit laatste, de juiste keuzes over cloud en ICT, hebben wij het e-book: “To cloud or not to cloud – De juist ICT kiezen voor de juridische praktijk” geschreven. U kunt het nu kosteloos downloaden op onze website of als hardcopy uitgave aanvragen.

"Een land vol juridische specialisten aan de ene kant en een ongelofelijke hoeveelheid technologische mogelijkheden aan de andere kant." Vanuit mijn rol als Operationeel Manager bij Lexxyn Groep, Event Manager bij PLEIT & Project Manager bij Dutch Legal Tech ben ik nauw betrokken bij de vele ICT-ontwikkelingen in de juridische markt waardoor ik de juiste verbindingen kan leggen.

Neem contact met ons op

Lexxyn Groep
Paterserf 3
4904 AA Oosterhout

088 002 84 00
info@lexxyn.nl

Contact

Blijf op de hoogte

Meld u aan voor de nieuwsbrief

Twitter LinkedIn Facebook