ICT voor de Juridische Praktijk

Blog


8/12/2021

9 tips om perfect bereikbaar te zijn

Goed bereikbaar zijn kan het verschil maken tussen een nieuwe cliënt binnenhalen of een enorme afknapper zijn bij het eerste contact. En omdat tijd kostbaar is, wilt u ook niet teveel tijd kwijt zijn aan dingen als doorverbinden, informatie opzoeken en uitzoeken hoe systemen werken. Daarom geven we u 9 tips om perfect bereikbaar te zijn, zonder moeite:

1. De perfect ingerichte werkplek


Richt de werkplek van medewerkers zo in dat ze makkelijk kunnen werken met verschillende communicatiemiddelen en kanalen. Met een tweede scherm, een headset en Xelion softphone hebben ze alle communicatiekanalen snel toegankelijk en zijn ze goed te verstaan voor de beller. En wie wil, kan eventueel daarnaast nog een vast bureautoestel gebruiken.

2. Gebruik de softphone voor beter inzicht in contactmomenten


Als u een cliënt belt, doe dit dan via de softphone. Als de cliënt dan terugbelt, dan zien andere collega’s ook wie er eerder heeft geprobeerd contact op te nemen met deze cliënt, zodat er eenvoudiger doorverbonden kan worden.

3. Zorg voor goede onboarding


Zorg dat medewerkers goed getraind zijn in het gebruik van hun communicatiemiddelen. Of het nu om een softphone of een bureautoestel gaat, er is niks vervelender dan op het moment dat je iemand aan de lijn hebt te beseffen dat je niet weet hoe je iemand moet doorverbinden. Helder Telecom & ICT zorgt altijd voor een goede onboarding training als u onze systemen in gebruik gaat nemen. Vergeet dit ook niet te regelen voor medewerkers die nieuw in dienst komen om ze zo snel mogelijk bekend te maken met uw systemen.

4. Maak een goed nummerplan


Een goed nummerplan zorgt ervoor dat er geen opstoppingen in uw telefoniesysteem ontstaan. Hierin regelen we bijvoorbeeld de nummers waar bij te lange wachttijden op kan worden bijgeschakeld voor meer capaciteit, en delen we gebruikers in in logische groepen voor een optimale bereikbaarheid per afdeling.

5. Zet een chatbot in


Een chatbot kan veelgestelde vragen beantwoorden. Als een potentiële cliënt bijvoorbeeld wil weten of u actief bent in een bepaald rechtsgebied, of wat de openingstijden van het kantoor zijn, dan kan de chatbot deze vragen voor u beantwoorden. Dat scheelt weer tijd aan de telefoon.

6. Behoudt de persoonlijke touch


In navolging op tip 5, bewaak wel goed de mix tussen wat u online en offline afhandelt. De persoonlijke touch blijft belangrijk om een goede relatie op te bouwen, dus probeer niet elk wissewasje op te vangen in een webpagina of bijvoorbeeld chatbot. Een persoonlijk gesprek levert vaak meer op dan een anonieme webpagina.

7. Integreer telefonie met software


Bespaar tijd met het integreren van telefonie met uw praktijkmanagementsysteem. Zo ziet u gelijk wie er belt, welke dossiers er lopen en wie de betrokken collega’s zijn om sneller door te verbinden. De tijd die vervolgens telefonisch aan de cliënt wordt besteed, kan ook nog eens automatisch gedeclareerd worden op het juiste dossier, waarmee deze investering zichzelf direct terugverdient.

8. Biedt een berichtenservice aan


Biedt via een keuzemenu bij oplopende wachttijden de mogelijkheid om een voicemailbericht achter te laten. Stel dat u bijvoorbeeld een klantenservice of centrale balie hebt waar het telefonisch erg druk is, dan kunnen bellers hun bericht achterlaten om op basis daarvan door de juiste persoon te worden teruggebeld.

9. Werk vanuit één systeem


Breng al uw communicatiekanalen samen in één geïntegreerde omgeving. Wist u bijvoorbeeld dat u met de Xelion telefooncentrale, in één omgeving uw telefonie, website chat en zelfs WhatsApp for Business met elkaar kunt integreren en bewaken? Dan hoeft u niet langer tussen verschillende kanalen en applicaties te switchen, maar loopt al uw cliëntcontact via één centraal systeem.

Meer tips?

Uiteraard zijn er nog veel meer geheimen van de smid om optimaal bereikbaar te zijn. We delen deze graag met u in een persoonlijk kennismakings- en adviesgesprek om de voor u best passende bereikbaarheidsoplossing te bepalen.

Neem contact op met Dimmen Wesdijk, Algemeen Directeur Helder Telecom & ICT, om nu een afspraak te maken.

Tags:  helder telecom Mobiele telefonie telefonie
Dimmen Wesdijk is directeur en eigenaar van Helder Telecom & ICT. Dé telecomorganisatie met een totaalpakket aan werkplekoplossingen voor de juridische sector. Met een duidelijke visie op de telecomsector schrijft hij met name over mogelijkheden & oplossingen die interessant kunnen zijn voor de klanten en relaties van Lexxyn Groep.

Neem contact met ons op

Lexxyn Groep
Paterserf 3
4904 AA Oosterhout

088 002 84 00
info@lexxyn.nl

Contact

Blijf op de hoogte

Meld u aan voor de nieuwsbrief

Twitter LinkedIn Facebook

Wat zijn de plannen op het gebied van digitalisering van de Nederlandse Advocatuur? U leest het in onze Benchmark.

Download gratis