ICT voor de Juridische Praktijk

Blog


26/1/2022

4 mythen en fabels over Veilig Mailen met de Rechtspraak

Nu de Rechtspraak op 1 februari de fax aan de wilgen hangt, is het voor kantoren die stukken en berichten met een rechtbank willen uitwisselen zaak om over te stappen op een zogenaamde Veilig Mailen oplossing. Het kiezen van het juiste pakket kan best lastig zijn, want er is veel te kiezen en er kan ook een hoop onduidelijk zijn. Daarom zetten we 4 mythen en fabels over Veilig Mailen met de Rechtspraak voor u op een rij.

1. Veilig Mailen met de Rechtspraak moet met Zivver

Toen de coronacrisis uitbrak, heeft de Rechtspraak een aanbesteding gedaan om snel tot een aanbieder van Veilig Mailen te komen. Zivver is hier destijds voor geselecteerd als aanbieder, en de Nederlandse advocatuur kon een gratis abonnement afsluiten. Hierdoor kan het beeld zijn ontstaan dat wie wil mailen met de Rechtspraak, dit met Zivver moet doen. Dit was een tijd ook het geval, maar sinds eind 2021 is de Rechtspraak overgegaan tot het ook accepteren van berichten die niet met Zivver zijn verstuurd. Dat betekent dat Zivver niet langer de enige aanbieder van Veilig Mailen is waarmee een advocaat stukken of berichten met de Rechtspraak kan uitwisselen.

2. Een Veilig Mailen oplossing moet een integratie met uw Praktijk Management Software / DMS hebben

Hoewel een integratie tussen een Veilig Mailen oplossing en uw PMS handig kan zijn, is het zeker niet noodzakelijk om stukken uit uw PMS of DMS te kunnen versturen. Omdat veel Veilig Mailen oplossingen integreren op het niveau van Microsoft 365 / Exchange bereikt u daarmee praktisch bijna hetzelfde. Als u rechtstreeks vanuit uw PMS / DMS stukken kunt mailen via Outlook, dan kunt u door de integratie van Veilig Mailen met Outlook uw stukken dus ook correct aanbieden bij de Rechtspraak. Waar een directe integratie wel handig voor kan zijn, is voor bijvoorbeeld het verwerken van een ontvangstbevestiging in het PMS. Het loont dus zeker om bij uw PMS / Veilig Mailen aanbieder te checken of er een integratie beschikbaar is tussen de te gebruiken pakketten.

3. Veilig Mailen werkt omslachtig met een “Mijn” omgeving of losse applicaties

Een zogenoemde “Mijn” omgeving is ieder wel bekend. Denk bijvoorbeeld aan het portaal van uw bank, hypotheekverstrekker, zorgverzekeraar. Bijna allemaal hebben ze tegenwoordig wel een eigen portaal met daarin uw informatie en een berichtenservice. Echter om uw stukken bij de rechtbank aan te bieden is uw gewone Outlook omgeving voldoende. De meeste Veilig Mailen oplossingen werken via de standaard e-mailomgeving, wat betekent dat u niet hoeft te prutsen met losse plugins, aparte omgevingen of applicaties. U werkt in uw bekende e-mailomgeving, en de Veilig Mailen applicatie is hiermee geïntegreerd.

4. Bij de verdere uitrol van Project Digitale Toegankelijkheid wordt Veilig Mailen overbodig.

Deze mythe is misschien meer een voorspelling, want de Rechtspraak heeft zich nog niet uitgesproken over de toekomst van Veilig Mailen in relatie tot het Project Digitale Toegankelijkheid (Project DT). Project DT is de opvolger van KEI en is bedoeld om processtukken via een webportaal of PMS/DMS-integratie aan te bieden bij de Rechtspraak. Dit wordt nu rechtsgebied voor rechtsgebied uitgerold, beginnend met webportalen en later dit jaar ook via systeemintegraties. Dat betekent dat processtukken die nu via Veilig Mailen aangeboden worden, straks dus via de Project DT kanalen mogen/moeten worden aangeboden. De vraag is even wat het wordt, mogen of moeten? En welk voordeel gaat het ene systeem boven het andere krijgen?

Aan de kant van processtukken hangt dus nog een vraagteken, maar Veilig Mailen doet natuurlijk meer dan alleen documenten versturen. De inhoud van de e-mails, de tekst, doet er vaak net zo toe. Daarnaast zijn er meer instanties dan alleen de Rechtspraak die geconfronteerd worden met het uitfaseren van de fax, of waarvoor het Veilig Mailen principe van ontvangstbevestigingen een uitkomst kan zijn voor uw procedure. Bekijk de keuze voor een Veilig Mailen pakket dus niet enkel door de bril van uw contact met de Rechtspraak, maar in een breder perspectief. Welke informatie stuurt u nu via normale e-mail, die eigenlijk omwille van de inhoud (ongeacht de ontvangerseisen) beter via Veilig Mailen kunnen worden verstuurd?

Welk pakket kiest u?

Zoals ik al schreef, er is wat te kiezen op het gebied van Veilig Mailen. Vanuit Lexxyn Groep zijn er twee pakketten die wij warm aanbevelen vanwege hun technische kunnen, het gebruiksgemak en niet te vergeten het vereiste om geschikt te zijn voor communicatie met de Rechtspraak.

Ons advies (op alfabetische volgorde):

Wilt u meer weten over de vier oplossingen? Neem contact op met Epona Legal, Helder Telecom & ICT en ICT Concept voor meer informatie.

p.s. Vergeet u trouwens niet om de stukken die volgens de wet ondertekend moeten worden binnen 14 dagen nog per post na te sturen? Bekijk voor meer informatie de Tijdelijke algemene regeling zaaksbehandeling Rechtspraak en aanvullende regelingen per rechtsgebied.

Tags:  blog veilig mailen rechtspraak
Als Marketing Manager is Tom verantwoordelijk voor alle marketing en communicatie van Lexxyn Groep. Met een technische en communicatie achtergrond schrijft hij met name over de technologische en bedrijfskundige ontwikkelingen die interessant zijn voor de juridische sector.

Neem contact met ons op

Lexxyn Groep
Paterserf 3
4904 AA Oosterhout

088 002 84 00
info@lexxyn.nl

Contact

Blijf op de hoogte

Meld u aan voor de nieuwsbrief

Twitter LinkedIn Facebook

Wat zijn de plannen op het gebied van digitalisering van de Nederlandse Advocatuur? U leest het in onze Benchmark.

Download gratis